Secrétaire Polyvalent - Secrétaire Polyvalente H/F - Auto Contrôle 34

Nous sommes un réseau de centres de contrôle technique automobile à taille humaine, implanté à Jacou et Castelnau-le-Lez. Professionnalisme, rigueur et accueil chaleureux sont au coeur de notre démarche. Nous recherchons aujourd'hui un(e) secrétaire polyvalent(e) pour assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel de nos deux centres.

Vos missions :

En lien direct avec les responsables des centres, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne :

Accueil & Relation client :
Prise de rendez-vous téléphonique (standard commun Jacou & Castelnau)
Accueil physique des clients
Saisie des cartes grises dans le logiciel
Gestion des encaissements
Collecte d'avis Google après passage au centre

Gestion administrative :
Réception et traitement du courrier
Gestion de la boîte mail
Transmission des documents comptables
Suivi des expertises automobiles (classement, envoi, relances)
Suivi des paiements et relances clients professionnels (Jacou & Castelnau)
Envoi des éléments de fin de journée et fin de mois au service comptabilité

Qualité & RH :
Suivi qualité des deux centres (préparation des audits, organisation documentaire.)
Collecte des variables RH auprès des équipes (Jacou & Castelnau) pour transmission au service RH

Logistique :
Organisation et veille au maintien de la propreté du bureau et de la salle d'attente
Gestion des commandes des fournitures, produits d'entretien, consommables (Jacou & Castelnau)

Dépôts réguliers en banque

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Contrôle technique automobile

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.