Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1
Emploi(s) type :
Assistant de direction / ADM005A
Vos activités principales :

I - Secrétariat du secrétaire général de la préfecture : Travail en binôme avec le deuxième agent et en lien avec les services de la préfecture, sous- préfectures et les DDI (Directions Départementales Interministérielles)

a) Tenue de l'agenda électronique et papier (mise à jour régulière d'un point agenda, en lien avec l'agenda du Préfet), prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des déplacements (réservation chauffeur, billets de train), réservation de salle
b) Gestion de la boite fonctionnelle avec diffusion des courriels aux services concernés
c) Accueil physique des rendez-vous, accompagnement des rendez-vous après 17h ; accueil téléphonique, ltrage des interlocuteurs
d) Vérification des dossiers de la semaine à venir de en lien avec les directeurs, en fonction du planning (+ vérification de la date, horaire, lieu)
e) Prise en charge des aspects logistiques : ouverture et tri du courrier par direction dans un parapheur, diffusion aux services après lecture, gestion et commande des fournitures

II - Participation au fonctionnement de la cellule d'appui placée sous l'autorité de la chargée de mission :

- Préparation des dossiers (ex : étiquettes, tableaux de subventions...)
- Mise en place d'un tableau de suivi des communes de l'arrondissement, élaboration de fiches signalétiques

III - Gestion administrative
- Gestion des congés des directeurs
- Préparation des dossiers d'entretien professionnel
Composition et effectifs du service
Secrétariat de 2 personnes

Liaisons hiérarchiques
Secrétaire général de la préfecture

Liaisons fonctionnelles
Services de la Préfecture, des directions départementales interministérielles et des délégations territoriales principalement.

Discrétion professionnelle - Amplitude journalière de 8h00 à 18h30, basée sur deux secrétaires fonctionnant en décalé avec un régime dérogatoire soit de 8h00 à 15h00/soit de 11h30 à 18h30 éventuellement au delà de 18h30 en fonction de l'actualité du service.