Responsable des Moyens Généraux et Appui aux Services H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le responsable des moyens généraux et d'appui aux service, composante de la Direction, assure une mission transversale de gestion des moyens logistiques, matériels et d'appui pour une assistance quotidienne à la direction générale, aux directeurs et responsables de service, aux directeurs de sites et d'unités de gestion.

Il coordonne les activités liées aux questions logistiques et matérielles du siège social de l'établissement.

Il encadre une équipe de quatre agents personnels administratifs de catégorie C et un personnel ouvrier.

En lien direct et permanent avec le Directeur de service, le ou la responsable du service a pour mission d'assurer le bien-être et la sécurité du personnel des services centraux dans lequel il/elle travaille. Tout en garantissant la maintenance et l'entretien des infrastructures (bâtiments, équipements, matériels...) dans une optique d'optimisation des coûts, il/elle met en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins desdits personnels.

Activités principales :

Superviser l'équipe technique et planifie ses activités

Coordonne les questions logistiques entre les services centraux, directions de sites et unités de gestion sur la gestion courante et les événements exceptionnels (déménagements, élections, visites officielles...)

Pilote le la gestion du pôle courrier entre les deux sites

Effectue les commandes auprès des prestataires titulaires (agence de voyage, fournisseurs bureaux et mobiliers)

Contrôle la bonne exécution des contrats, marchés et commandes hors marchés ou contrats relevant des besoins matériels (fournitures, mobilier de bureau, véhicules, reprographie...)

Supervise la gestion des stocks de fournitures de bureau et de reprographie

Assure la gestion de la flotte automobile et affine la stratégie de gestion

Gérer la sécurité et l'accès au bâtiment principal (vigiles, alarme, gestion des clefs et badges)

Activités secondaires :

Participe aux remontées et au suivi des indicateurs (créer et tenir à jour des tableaux de bord)

Assure la bonne tenue du secrétariat administratif (bonne tenue des registres administratifs)

Aide ponctuelle

Participe aux réunions externes / internes autant que de besoin, en lien avec l'activité du service

Compétences attendues

Un profil avec première expérience d'encadrement et de gestion logistique sera privilégié.

Il ou elle développera les compétences suivantes :
- Compétences en procédures administratives, financières et juridiques de l'établissement
- Maîtriser les outils informatiques, les réseaux et la téléphonie
- Identifier et anticiper les besoins des services
- Savoir manager des personnels techniques et administratifs
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Savoir-faireopérationnel

Le ou la responsable du service devra développer les capacités suivantes :

Prise d'initiative, sens de l'organisation et des priorités (tenir compte des besoins et contraintes), rigueur, autonomie, capacité d'anticipation, capacité de résistance au stress et maîtriser l'urgence

Savoir-être

Le ou la responsable du service doit avoir le sens de la hiérarchie, de la loyauté (savoir rendre compte), le respect de la confidentialité, un esprit d'équipe et un excellent relationnel