Responsable Équipe Assistant Administratif et Financier Habitat - Ivry-Sur-Seine H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la responsable de service, le pôle administratif duquel dépend les assistant.e.s administratif.ve.s et financier.ère.s, en lien avec les responsables de secteurs, assure la coordination et la gestion administrative et financière du service ainsi que le secrétariat, le suivi des marchés (rédaction de cahier des charges, montage de DCE, consultation, suivi des prestations sur le plan administratif et financier) et le suivi administratif et financier des opérations d'amélioration de l'habitat privé.

Encadrement équipe des assistant.e.s administratif.ve.s et financier.ère.s :
- Organise et planifie le travail de l'équipe (planning, tableaux de bord).
- Favorise l'autonomie des agent.e.s et les accompagne dans le développement de leurs compétences

Travail collaboratif au sein du secteur :
- Organise et répartit les réponses aux courriers/mails, délais de réponses et veille au respect du processus de validation
- Organise la répartition des missions selon les thématiques, missions principales et secondaires des assistant.e.s
- Construit des outils de suivi
- Rédige des notes, compte rendus, bilans

Gestion administrative du service :
- Coordonne le travail de formalisation des procédures et des processus à l'échelle de chaque secteur et du service
- Participation à la production de contenu pédagogique afin de rendre lisible les missions de chaque secteur et les procédures de travail (Site internet, GRU, CCAS, autres services/directions)
- Centralise les outils et donnés communes au service et organise la diffusion de l'information au sein du service mais également au niveau de l'administration
- Congés : référent DRH sur la gestion des congés/maladie
- Référent lors de l'accueil des nouveaux agent.e.s

Gestion financière du service :
- Veille au bon suivi des prestataires dans la réalisation de leurs missions
- Coordonne le suivi financier des prestataires
- Participe au renouvellement et prolongation des marchés (y compris révision)
- Régie hôtel : Echange avec la DGFIP en vue de la gestion des procurations sur le compte de dépôts. Gestion du compte DGFIP en lien avec la DSF
- Assure le suivi administratif et financier des opérations d'amélioration de l'habitat : en lien avec l'EPT et sous la supervision du responsable
- Participation à la préparation de la conférence inter-bailleurs
- Préparation des dossiers : Bureau Municipal, Conseil Municipal, Commissions thématiques...).
- Gestion des suivis spécifiques (garanties communales, conventions...).

Tiulaire du baccalauréat à minima
Maîtrise des logiciels de bureautique
Capacité d'autonomie et d'initiative
Sens du travail en équipe
Aisance relationnelle avec les partenaires internes et externes
Sens du service public
Discrétion professionnelle