Assistante Coordinatrice Direction Générale des Services - Mairie de Bethune H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous apportez une aide permanente et vous assurez l'organisation professionnelle de la Direction Générale, en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Travailler en transversalité et assurer une interface régulière avec les Directions Générales Adjointes.

Assurer la transversalité au sein de la Direction Générale des Services

- Veiller à la bonne diffusion de l'information et communiquer également vers les autres directions les informations utiles au bon déroulement des projets
- Apporter un appui aux projets et activités des Directions Générales Adjointes ou des directions (Contribuer au suivi des projets en cours)
- Veiller à l'application et à la bonne utilisation des outils de gouvernance
- Informer les différents interlocuteurs des Directions Générales Adjointes et des directions
- Être l'interface entre la Direction Générale, les Directions Générales adjointes et les Directions
- Assurer la coordination administrative de la Direction Générale
- Garantir la tenue des indicateurs d'activités
- Créer et mettre à jour des tableaux de bord
- Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante des Directions Générales Adjointes et des directions
- Gérer les courriers arrivée et départ : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)

Collaborer par le biais des outils partagés

- Assurer la dématérialisation du courrier (logiciel WebGFC)
- Réaliser un recensement des informations par des documents collaboratifs (tableaux de bord...)
- Créer et mettre à jour des bases de données/fichiers contacts et fiches de procédure

Assurer la gestion administrative et logistique de la Direction Générale

- Organiser les réunions de la Direction Générale (comité de direction...), mettre en forme les comptes-rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
- Planifier les rendez-vous
- Réceptionner et gérer les boîtes mails
- Assurer le suivi des moyens informatiques et logistiques de la Direction Générale
- Assurer le lien administratif entre la Direction Générale et les Directions Générales Adjointes
- Effectuer le suivi des circuits administratifs et de signature
- Assurer la préparation des instances
- Participer à l'amélioration des process

SAVOIR

- Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
- Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
- Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
- Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite

SAVOIR-FAIRE

- Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
- Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
- Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
- Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
- Capacité à la rédaction et maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
- Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
- Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, PowerPoint...)

SAVOIR-ETRE

- Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
- Être autonome et posséder le sens de l'initiative
- Être diplomate
- Avoir le sens de l'écoute
- Être discret(e)
- Posséder un esprit d'équipe et le sens de la coordination
- Savoir anticiper
- Être force de propositions
- Être souple et adaptable

Environnement de travail

? Travail de bureau
? Disponibilité en fonction des obligations du service
? Contacts avec le public interne et externe à la Mairie
? Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
? Station assise prolongée
? Travail sur outil bureautique