Secretaire de la Police Municipale - Commune de la Ciotat H/F - Fonction publique Territoriale

Agent-e chargé-e de tâches administratives et d'apporter une aide permanente au directeur, à la responsable du Pôle administratif et aux responsables de service en termes d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

? Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

? Accueil physique et téléphonique du public (20 à 30% de l'activité)
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
? Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d'un contrat groupe.
PRECISION DES MISSIONS LIEES AU POSTE
Interface avec le service juridique de la ville et les organismes d'Etat.
Gestion administrative des autorisations d'animations musicales.
Gestion des déclarations de débits de boissons.
Référente et coordination du secrétariat du centre-ville
Gestion des fournitures de bureau
Gestion des doléances des administrés-es à la PM / Ecouter, Répondre, Tracer sur post office

? Et en fonction du besoin sur le service/ travail en binôme avec un-e autre agent-e
Etre en charge de la comptabilité et gestion des budgets du service
Gestion et suivi des dossiers agents (documents individuels)
Gestion des autorisations exceptionnelles de stationnement.
Enregistrement et transmission du courrier et des rapports.
Accueil du public et orientation et vente de vignettes (mandataire de la régie stationnement)

APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
Compétences de secrétariat et notions de comptabilité
Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel.
Capacité d'organisation et de gestion du temps de travail.
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
Notions de procédures administratives.
Rigueur et organisation pour la gestion des différents dossiers.
Maîtrise des techniques d'expressions écrites et orales.
Maîtrise des logiciels : Municipol, Post Office, Horizontal Software.
Aptitude au travail d'équipe.
Discrétion, confidentialité.
Polyvalence.

FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP / Bac Pro secrétariat ou équivalence professionnelle