Responsable Administratif·ve Direction des Formations H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales :
- En parfaite collaboration avec la directrice déléguée des formationset dans le respect du périmètre décisionnel de celle-ci : organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu des pôles et services de la DirFor. Mettre en oeuvre un plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés,
- Mobiliser et coordonner ces moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la DirFor,
- Réaliser des entretiens professionnels, valider les congés des équipes, selon une répartition établie par la directrice des formations,
- Assister et conseiller la directrice déléguée des formations et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes,
- Établir et proposer le budget, contrôler et analyser sa répartition et son exécution,
- Piloter des projets d'évolution technique de la Dirfor (logiciel PEGASE etc.),
- Participer à la préparation des audits de la DirFor (CTI notamment) et assurer la mise en oeuvre des recommandations,
- Réaliser totalement ou partiellement des études, des rapports et des enquêtes,
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la DirFor,
- Participer à la démarche qualité de la direction des formations,
Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord en lien avec les formations, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets,
- Assurer une veille stratégique, identifier et proposer des pistes nouvelles, assurer une veille sur les sources potentielles de financement et les évolutions réglementaires,
- Rédiger les contrats et les conventions en lien avec les formations, en collaboration avec les partenaires extérieurs et contribuer au développement des partenariats,
- S'assurer du relais des informations en interne,
- Contrôler l'application des règles et procédures administratives.

Connaissances et compétences attendues :

Connaissances
- Connaissances sur le pilotage d'un EPSCP
- Connaissance du fonctionnement de l'INSA et des cursus étudiants
- Objectifs et projets de l'INSA (feuille de route stratégique)
- Droit public / finances publiques
- Connaissances budgétaires générales
- Méthodologie de conduite de projet
- Gestion des groupes et des conflits

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Compétences opérationnelles
- Encadrer/Animer un groupe
- Piloter un projet
- Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
- Transmettre des connaissances
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
- Complexe
- Savoir représenter l'établissement
- Créer les conditions favorables à un entretien
- Conduire des entretiens
- Réaliser des synthèses et rédiger des rapports ou des documents
- Concevoir des tableaux de bord
- Assurer une veille
- Mettre en oeuvre une démarche qualité

Savoirs-être professionnels
- Capacité de prospective
- Capacité à développer une vision stratégique
- Sens relationnel, écoute active
- Discrétion
- Réactivité / adaptabilité /disponibilité
- Rigueur / Fiabilité
- Gestion du stress