Assistante de Direction - Mairie de Ronchin H/F - Fonction publique Territoriale

Apporter une assistance administrative au Cabinet du Maire en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Activités principales
* Gestion et suivie administratif de l'agenda du Cabinet du Maire
? Prendre les rendez-vous en fonction des priorités et organiser en conséquence l'agenda
? Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

* Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
? Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
? Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
? Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

* Suivi administratif des projets et activités du Cabinet du Maire
? Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
? Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.

* Accueil téléphonique et physique
? Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
? Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
? Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

* Organisation et planification des réunions.
? Rédiger les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de cabinet.
? Respecter les délais de transmission de documents avec les réunions.
? Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Activités annexes
* centraliser les commandes de fournitures des services
* centraliser les commandes des agendas des élus et des chefs de services
* Assurer les mission du protocole lors des absences des personnes en charge

Savoirsêtre :
* Obligation de confidentialité
* Règles du Français écrit
* Vocabulaire professionnel du service.
* Procédures administratives.
Savoir-faire :
* Techniques de secrétariat
* Logiciels de bureautique
* Techniques de recherche documentaire.