Assistant de Direction - Crous de Paris H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSION GENERALE DU POSTE :

Secrétariat de la direction générale de l'établissement et des missions et services qui leur sont directement rattachés.

ACTIVITES :
Assurer l'accueil physique, gérer les messages téléphoniques, les rendez-vous, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes

Gérer et traiter les informations écrites et gérer les courriers sortants internes ou externes, signature, expédition...

Assurer l'accessibilité des informations

Gestion des plannings de la direction générale, : réunions, conseil d'administrations, déplacements, réservations de salle, réservations de train et hôtel, séminaires...

Gérer les fournitures de bureau, passer des commandes

Établir une relation d'information et de services avec l'ensemble de l'établissement

Établir des comptes rendus de réunions, ordre de mission

Gérer la constitution et le renouvellement des membres du conseil d'administration en relation avec les institutions et organisations concernées (Rectorat, Préfecture, collectivités locales, organisations syndicales...).

Assurer le quorum lors des réunions du conseil d'administration

Planifier, organiser la logistique et assurer le suivi des réunions de l'établissement (conseil d'administration, réunions préparatoire au CA, réunions avec l'équipe du CODIR, réunions avec les DUG et de chefs de services.....).

Mettre en forme, dactylographier, saisir, éditer des documents en respectant la charte graphique (courriers, dossier de contractualisation, publications, supports de présentation

Filtrage des interlocuteurs; transmet en interne et en externe les informations pertinentes

Elaborer des notes, des documents administratifs et rédiger des courriers

Établir l'annuaire du Crous de Paris

Assurer le suivi et diffusion des changements de permanences administratives

Traiter des opérations de gestions courantes

Commander des billets de trains ou d'avion lors des déplacements de la direction générale

Préparer les dossiers : constitution, synthèse et mise en forme des documents

Instruire les dossiers relatifs aux affaires générales de la direction Gérer les recours des étudiants (accueil physique et téléphonique, prise en charge jusqu'à résolution du dossier).

Gérer l'ensemble des contacts externes et internes du directeur de l'établissement (gestion du planning et des rendez - vous, préparation des déplacements, filtrage des interlocuteurs...).

Evaluer l'opportunité des demandes et des documents soumis au chef d'établissement (courriers, dossiers, documents soumis à sa signature...)

Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à l'unité et à son environnement.

Assurer et traiter les opérations de gestion des réservations de repas pour les groupes scolaires, étudiants et hôte de passage sur les différents restaurants du Crous de Paris

Distribution du courrier au sein des différents services,

Classer, archiver, scanner, photocopier

COMPETENCES
Avoir une connaissance opérationnelle des structures et du fonctionnement de l'établissement

Entretenir des relations d'écoute et de service avec les interlocuteurs extérieurs, les étudiants et le personnel de l'établissement et faire preuve de réactivité

Développer des capacités d'organisation, d'autonomie dans le travail et de disponibilité

Travailler en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique et animer l'équipe dans un esprit d'efficacité collective
Afficher la suite
Connaître les techniques de secrétariat

Hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques

Gérer la confidentialité des informations

Gérer un système de classement

Rédiger des courriers et des documents administratifs ; maîtriser l'orthographe et la syntaxe, appliquer les normes de présentation administratives

Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (traitement de textes, tableur) et spécialisés (InDesign, Illustrator, Photoshop, Publisher, PowerPoint...)

Connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement institutionnel

Transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance sur l'unité et son environnement

Appliquer les règles d'usage et les procédures administratives

Utiliser les modes de communication électroniques

Savoir appliquer les règles élémentaires de la gestion du domaine d'activité (traitement de factures...)

Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes.

Connaître le domaine d'intervention du directeur de l'établissement et les structures de l'environnement institutionnel public et privé (ministère, rectorat, universités, préfecture, collectivités locales, sociétés de HLM...).