Secrétaire au Cabinet du Général H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Sous la supervision de l'assistante du commandant de région (CDR), le secrétariat du cabinet. effectue l'activité administrative du CDR, du commandant en second et de l'officier général adjoint :
- Mise en forme des écrits du CDR;
- Veille la messagerie, du cabinet du commandant de région, qui centralise les sollicitations internes et externes réalisées de manière électronique;
- Veille la messagerie de la région, traite et oriente les messages vers les différents bureaux concernés;
- Point d'entrée unique pour tout courrier ou dossier destiné au commandant de région, son rôle de bureau d'ordre lui impose l'enregistrement de tout document pour la traçabilité;
- Veille l'application des événements graves, présente les fiches à la lecture de la VH et prépare les messages de confortement du CDR en principe le vendredi;
- Participation à la réunion hebdomadaire coordonnée par la cheffe secrétaire;
- Certifie les documents par le timbre humide «Marianne»;
participe à l'organisation des cérémonies :
- Couleurs (préparation des coussins, appel à volontaire pour les montées des couleurs, message concernant les modalités de chaque cérémonie);
- Autres cérémonies (envois invitations, suivi des réponses...).
- Met à jour les fichiers et biographies des autorités du CDR;
- Met à jour les organigrammes RGOCC et GGD31;
- Assure la mise à jour du suivi du tableau des représentations du CDR aux invitations;
- Suit les commandes de fournitures et des consommables;
- Suit le prêt de matériel mis en place au CABINET (ordinateurs, vidéoprojecteur, kakemonos...);
- Élabore les tableaux des prévisions de permissions des officiers pour validation du CDR (commandement RGOCC, chargés de mission, chefs de divisions, chefs de bureaux EM RGOCC, commandants de groupement et SR, commandants de compagnie et adjoints, EDSR 31 et adjoint) et assure le suivi jusqu'à réception des états complétés de chacun;
- Réserve la salle d'honneur pour les seules réunions présidées par le commandant de région ou son second, l'OGAR, l'OAC Toulouse et demande au service informatique la connexion des visioconférences;
- Enregistre et met à jour le tableau des échéances des réclamations et des cas RH sensibles.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
- Cabinet du commandant de région.
Composition et effectifs du service
- 2 officiers de gendarmerie
- 2 sous-officiers gendarmes
- 1 personnel civil N2A
- 3 personnels civils N3A

Liaisons hiérarchiques
- Commandant de région
- Commandant en second
- Chef d'état major
- Officier adjoint commandement
- Chef de cabinet
- Assistante du général, cheffe secrétaire

Liaisons fonctionnelles
- Divisions et bureaux de l'état-major
- Groupements de gendarmerie départementale
- Compagnies de gendarmerie départementale
- Préfectures
- Parquets
- Administrations
- Autres (entreprises, conseil départemental, mairies...)

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel
Niveau pratique - à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation
Savoir s'organiser
Savoir travailler en équipe
Savoir analyser
Niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter
Avoir le sens des relations humaines
Savoir communiquer
Réactivité
Niveau pratique - requis

Vos perspectives :
- Accès au grade supérieur

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum