Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Pôle Emploi

La Congrégation des Religieuses du Sacré Coeur recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) à temps plein.

Description du poste
Sous la responsabilité du Responsable administratif et financier adjoint, et en étroite collaboration avec lui, l'assistant(e) administratif(ive) assurera un ensemble de tâches et missions qui s'articuleront autour des axes suivants :

1. Secrétariat classique (40% du temps) :
a. Accueil téléphonique et physique
b. Réception, envoi, tri, enregistrement et distribution du courrier
c. Remises bancaires
d. Archivage
e. Suivi des dons : tableau de suivi avec fléchage des dons, préparation des reçus fiscaux (fonds de dotation)

2. Assistance secrétariat provincial (20% du temps)
a. Réception, envoi, tri, enregistrement et distribution du courrier
b. Envoi de colis
c. Assistance à la préparation d'assemblées, de réunions, d'événements.

3. Services généraux (20% du temps)
a. Assurances, flotte automobile, fournitures, téléphonie, courrier, etc.
b. Suivi et mise à jour des contrats de services : photocopieur, entretien des locaux, téléphonie, internet, matériel informatique, ascenseur
c. Assistance à la gestion du patrimoine
- Demande de devis pour les travaux, suivi des paiements, recherche de prestataires
- Relations avec les organismes extérieurs de gestion locative

4. Comptabilité/Gestion (10% du temps)
a. Suivi et préparation des documents à destination du cabinet comptable
b. Archivage des documents comptables
c. Création et suivi d'un chrono de facturation

5. Suivi administratif des questions médicales des Religieuses (10% du temps)
a. Gérer la Cavimac (Sécurité Sociale) et la mutuelle pour les Religieuses ainsi que leurs dossiers administratifs (affiliations, radiations, formalités en cas de décès, aide sociale.)
b. Gérer les assurances santé pour les soeurs étrangères, effectuer le rapprochement entre les dépenses et remboursements, suivre les dossiers en attente de justificatifs

Profil et qualités requises
- Titulaire d'un diplôme Bac +2 minimum en assistanat/gestion avec expérience confirmée de plus de 3 ans ou expérience en assistanat/gestion d'au moins 5 ans ;
- Faire preuve d'autonomie, d'engagement, d'organisation, savoir gérer les priorités
- Polyvalence, esprit d'initiative, sens pratique, capacité d'adaptation et capacité à travailler en équipe
- Diplomate, sens de la confidentialité et de l'écoute

Maîtrise du Pack Office / Anglais souhaitable

La connaissance de la vie associative et si possible du monde religieux serait un plus.

Processus de recrutement
- Recueil des candidatures entre le 15 et le 30 juillet 2025
- Rencontres des candidats sélectionnés : première quinzaine d'août 2025
- Prise de poste début septembre/octobre 2025

Experience : 36 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.