Assistante Administrative Urbanisme H/F - Communauté de communes de la Gascogne Toulousaine

DESCRIPTIF DE L'EMPLOI :

Sous l'autorité hiérarchique du chef de Service Urbanisme Réglementaire et Opérationnel, l'assistant(e) administratif(ve) assurera les missions d'accueil physique et téléphonique pour l'aile du bâtiment, le secrétariat des services urbanisme et développement du territoire et sera également chargé (e) d'assister les instructrices du service ADS

MISSIONS ET ACTIVITÉS :
- Missions communes aux services SURO et SDT :
- Assurer l'accueil physique et téléphone et gérer l'enregistrement de l'ensemble du courrier « arrivé » et « départ »
- Assurer la gestion des fournitures du service avec commandes, suivi et réception. Il sera également l'interlocuteur privilégié du service comptabilité, pour la transmission des bons de commande / devis, le suivi et la validation des factures via le logiciel métier.
- Participer à l'organisation de réunions, rédaction ponctuelle de courriers...
- Assistance au Service « ADS » :
- Gérer, traiter et ventiler la messagerie électronique du service ADS.
- Traiter le courrier « arrivé » relatif aux autorisations d'urbanisme (tamponner, classer par type et date, numériser, créer le dossier sur le serveur et constitution du dossier papier pour l'instructeur). Expédier les courriers de consultations de commissions.
- Participer à l'instruction de Certificat d'Urbanisme de simple information les demandes d'annulation ou de prorogation d'autorisation d'urbanisme.
- Gérer les tâches administratives courantes des instructeurs (numériser les retours de pièces complémentaires, les avis des gestionnaires...), collecter les décisions, courriers et/ou majorations de délais signées et notifiées.
- Renseigner les communes sur l'état d'avancement des dossiers, filtrer les demandes d'informations.
- Mettre à jour les données dans notre serveur notamment en collectant auprès des communes les informations relatives à l'évolution des documents d'urbanisme en vigueur (relance annuelle auprès des communes et relance spécifique en lien avec l'instructeur référent sur le sujet).
- Transmettre les statistiques réglementaires, données SITADEL (envoi mensuel) en cas d'absence des personnes en charge de la transmission (chefs de services AT / ADS et instructeurs).
- Enregistrer sur le serveur puis saisir sur le logiciel Cart@ads des notifications d'arrêtés, suivre les ouvertures et achèvements des travaux via les déclarations (suivi trimestriel).
- Assister l'instructeur dans le suivi administratif et le classement et l'archivage des dossiers d'urbanisme et certificat d'urbanisme (en version papier).