Agent d'Accueil - Direction Générale H/F - Institut Gustave Roussy

L'espoir de guérir le cancer a un nom, Gustave Roussy.

Premier centre européen de lutte contre le cancer et classé au troisième rang mondial des hôpitaux en cancérologie, Gustave Roussy est un institut de soins, de recherche et d'enseignement, qui prend en charge des patients atteints de tout type de cancer, à tout âge de la vie. Son expertise des cancers rares et des tumeurs complexes est internationalement reconnue.

Gustave Roussy est un établissement de santé privé d'intérêt collectif (ESPIC) participant au service public hospitalier, qui réunit excellences médicale, scientifique et technologique au service du traitement des patients. Ses 3200 professionnels et experts regroupés sur les sites de Villejuif et de Chevilly-Larue se mobilisent pour porter l'ambition de guérir le cancer au 21e siècle.

Dans le cadre de notre politique volontariste en faveur de l'insertion des personnes en situation de handicap, toutes les candidatures reçues sont étudiées à compétences égales.Le technicien d'accueil (H/F) à la direction générale joue un rôle essentiel dans la première impression que Gustave Roussy donne à ses visiteurs, partenaires et collaborateurs.
Le technicien d'accueil (H/F) est chargé de fournir des informations précises et de guider les visiteurs, de répondre aux appels téléphoniques et de gérer diverses tâches administratives.
Au sein de la Direction Générale :
- Accueillir, orienter, diriger et accompagner les personnes se présentant au +15,
- Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques avec prise de messages,
- Réceptionner, distribuer et suivre les parapheurs, les courriers et colis,
- Gérer les calendriers des salles de réunion et assurer l'organisation des espaces
(installation, désinstallation et fermeture);
- Gérer les fournitures et les commandes diverses (reprographie, commandes de café, de fleurs etc.), les affichages, et la signalétique de l'étage de la direction générale
- Gérer les capilogs et suivis travaux/déménagements de l'étage de la direction générale
- Assurer et gérer les commandes traiteurs,
- Assurer les réservations de places de stationnement et Gérer les réservations de taxis
- Assurer la mise à disposition de la documentation institutionnelle (s'assurer des MAJ et du réassort),
- MAJ de bases de données.

En support de la Direction de la communication :
- Accueil des participants à des événements,
- Mise en place des supports institutionnels : disposer soigneusement les documents
institutionnels, brochures, et goodies pour valoriser l'image de l'organisation,
- Coordination avec le traiteur : s'assurer de la bonne réception et de la disposition des
prestations,
- Gestion des équipements numériques : installer, tester, et ajuster les supports techniques et numériques nécessaires,
- Préparation des supports visuels : s'assurer de leur bon affichage lors des événements.

- Bonne présentation, très bon sens du dialogue et du relationnel
- Sens de la discrétion et la confidentialité
- Sens de l'initiative, de l'autonomie, de la serviabilité et disponibilité
- Capacités à renseigner et à transmettre des informations
- Maîtrise du Pack Office
- Bon niveau d'anglais oral