Chargé·e d'Accueil et Assistant·e Administrati·ve H/F - Mlj3m

CDD REMPLACEMENT

Lieu : Antenne Mosson - 35 rue de la Haye 34080 Montpellier

Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes ainsi qu'au travail d'accueil, d'information et d'orientation du public et partenaires de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.

ACTIVITES
- Accueil physique de tout public qui s'adresse à la Mission Locale
- Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
- Gérer le flux, c'est à dire gérer les temps d'attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l'enceinte de la Mission Locale
- Informer et orienter le public.
- Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d'accueil.
- Participer à l'animation et à l'organisation de l'espace d'information et de documentation.
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
- Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
- Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
- Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)

SAVOIR FAIRE
- Techniques d'accueil et de gestion de public
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Gestion standard
- Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
- Bonne maîtrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
- Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

SAVOIR-ETRE
- Sens du contact - Qualités relationnelles
- Capacité d'écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'autonomie et d'initiative
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale

Expérience professionnelle dans le domaine de l'accueil et du secrétariat exigée
Maîtrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel

Formation souhaitée : Niveau Bac domaine administratif ou plus

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 29 juillet 2025

Experience : 6 Mois

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.