Secrétaire Administrative et Pédagogique - Iut de Toulouse H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Mission du service :

Le/la secrétaire pédagogique et administrative du département assure, auprès des personnels du département d'enseignement et des étudiants, la mise en oeuvre et le suivi de la gestion administrative des activités.

Il/elle a la responsabilité de la bonne marche globale de cette gestion et accompagne les équipes du département dans la préparation des dossiers et des activités.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les services de l'IUT dans le respect des procédures et calendriers mis en place.

1- Assurer le support pédagogique du département
- Suivi des étudiants sur le logiciel métier (inscriptions, préparation des jurys avec gestion des notes...)
- Relais de l'information scolarité à l'équipe enseignante, au CROUS, à l'Administration du Site (santé, social, sport...)
- Information, réservation et modifications de l'emploi du temps sur le logiciel métier
- Suivi de la situation des étudiantset relais d'information avec les enseignants et services concernés : absences (sur le logiciel métier), retards, avertissements, vérification des dossiers, cartes étudiantes, soutien administratif des démarches (bourses, sécurité sociale, etc.), déclarations des accidents de travail...
- Suivi administratif des étudiants en formation continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en tiers temps, étrangers.
- Suivi des candidatures au BUT (PARCOURSUP), et aux Licences Professionnelles (e-candidat)
- Suivi administratif des stages : conventions, dossiers RI, gestion physique des rapports.
- Mise à jour des informations du panneau d'affichage étudiant : emplois du temps, soutenances, jurys.
- Classement et communication des copies de contrôle aux étudiants.

2- Assurer le secrétariat et la logistique du département
- Accueil, secrétariat : traitement et diffusion de l'information, suivi du courrier, parapheurs, archivage...
- Logistique : réservation de salles, des moyens de transports, reprographie, gestion des fournitures, petit matériel
- Préparation et suivi des différents calendriers et tableaux de bord, communication d'informations (gestion du Site Web, et de la page LinkedIn du Département...)

Affaires générales, vie institutionnelle : préparation des conseils de département, des réunions, des élections, suivi des conventions.

3- Participer aux activités administratives transversales et mutualisées
- Participation aux opérations électorales (tenue bureaux de vote, dépouillement), à l'organisation des manifestations (par exemple Journées Portes Ouvertes)

Contribution à la continuité de service lors d'absences prolongées d'un personnel.

Connaissances :

Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur

Savoir faire technique :

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Notions de base des techniques de communication orale et écrite
Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel, messagerie, internet...)
Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques (logiciels métiers).
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Savoirs comportementaux :

Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress
Rigueur
Sens de la confidentialité

Sens de l'organisation