Ddp Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Assistance de la directrice

Tâches administratives transversale au service


ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistance à la directrice du Patrimoine
- Gérer l'agenda de la directrice du patrimoine (et du futur directeur adjoint en cours de recrutement), planifier et organiser les réunions en interne et en externe
- Organiser et faire les comptes rendus des réunions mensuelles de l'encadrement de la Direction.
- Assister la directrice dans la préparation des dossiers à présenter pour validation aux instances (Conseil d'Administration, Conseil d'engagement immobilier, F3SCT...)
- Gérer le courrier arrivé de la direction : enregistrer, répartir, classer tous les documents (courriers, rapports, enquêtes...)
- Diffuser les informations et faire l'interface auprès des responsables de pôles et des assistantes administratives des pôles.
- Organiser le classement des documents : proposer une nouvelle organisation du serveur partagé de la Direction, archiver les dossiers
- Assurer les missions de correspondant archive pour la direction

Communication interne à l'Université

Participer à la communication interne sur les opérations et actions de la DDP : proposition d'articles pour l'intranet, les newsletter, organisation de visites thématiques ou autres actions de communication interne

Organisation d'événements internes à la DDP

Proposition et organisation d'événements internes à la DDP permettant de développer la cohésion d'équipe : journées de séminaire, repas collectifs, etc.

Tâches administratives liées aux opérations immobilières
- Suivre au niveau administratif les demandes d'autorisation d'urbanisme auprès des services de l'urbanisme.
- Informer les chefs de projets des suites à donner à chaque stade de l'examen du dossier.
- Suivre au niveau administratif les contentieux immobiliers

- Les savoirs :
- Maîtrise des logiciels bureautiques, messagerie, agenda électronique
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
- Connaissance des aspects budgétaires d'un établissement public de l'Etat
- Connaissance des procédures de commande publique et particulièrement de marchés de travaux
- Les savoir-faire :
- Savoir planifier son travail en fonction des priorités
Afficher la suite
- Savoir communiquer efficacement
- Bien maîtriser les échéances
- Capacité d'analyse des dossiers
- Maîtriser le classement et l'archivage
- Les savoir-être :
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation et de réactivité
- Sens de l'initiative et propositions
- Savoir rendre des comptes
- Discrétion