Technicien Gestion Administrative Formation Continue H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Médiat Rhône-Alpes est le centre régional de formation aux métiers des bibliothèques (CRFCB), implanté à Grenoble et à Lyon. Le CRFCB est rattaché à l'université Grenoble Alpes. Ses missions sont la formation, l'étude, le conseil, l'information, l'orientation dans le domaine des bibliothèques, du livre et de la documentation. Ses actions sont diversifiées : formations professionnelles, préparations aux concours, conférences, journées et voyages d'étude, information et orientation pour les étudiants, les professionnels des bibliothèques et tout public.

Médiat Rhône-Alpes est une équipe de 14 personnes dont 4 exercent sur le site de Lyon. Le poste est situé à Villeurbanne, et placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle administratif d'appui au pilotage basé à Grenoble.

Missions principales :

Vous serez l'interlocuteur(trice) clé des publics en assurant l'accueil, le conseil et l'information sur nos formations. En lien avec les responsables pédagogiques et les organismes partenaires, vous coordonnez et suivez l'organisation administrative et financière des actions de formation. Un rôle polyvalent, au coeur de l'activité de Médiat Rhône-Alpes !

Activités principales :

- Accueil & information : orientation du public et gestion administrative courante (courrier, instances).

- Organisation des formations : coordination logistique et administrative des actions de formation (inscriptions, conventions, devis, visios, salles, matériel).

- Suivi des stagiaires : gestion des inscriptions via SYGEFOR et APOGEE, suivi des financements et des dossiers administratifs.

- Relations & coordination : interface entre les stagiaires, intervenants, partenaires et responsables pédagogiques.

- Scolarité du DU : suivi des étudiants du Diplôme Universitaire à Lyon en lien avec l'équipe de Grenoble.

- Gestion des intervenants : suivi des dossiers, plannings, heures complémentaires, outils pédagogiques.

- Qualité & reporting : production de bilans, statistiques, documents de facturation et contrôle de conformité.

- Organisation des examens : préparation logistique, suivi des jurys et édition des PV.

Restriction ou contraintes :

- Permanence d'accueil du public (8h30-12h30 / 13h30-17h00)
- Charge de travail en période de rentrée et de fin d'année universitaire

Experience : Débutant accepté

Compétences : Utiliser logiciels spécifiques formation continue, Bonne capacité d'écoute et sens du relationnel, Faire preuve de rigueur et de fiabilité, Gérer ses activités dans un calendrier contraint, Savoir travailler en équipe et rendre compte, Travailler dans démarche d'amélioration continue, Savoir appliquer des procédures, Respecter les délais, Faire évoluer ses méthodes de travail, Gérer activités avec des tâches en parallèle

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.