Gestionnaire de Scolarité Départements See H/F - Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L'Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l'un de l'autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Elle dispose ;
- D'une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
- D'un théâtre : la salle Kantor ;
- D'un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
- De deux salles de musique ;
- De deux gymnases
- De deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.

Son budget annuel est d'environ 150 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l'égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.Missions de la composante
Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en oeuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Ilveille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens etétudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters,
un Doctorat ou une Habilitation à Diriger des Recherches.

Missions du service

Le bureau des licences et masters en Sciences Exactes et Expérimentales gère les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants de l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles en lien avec le statut des normaliens. Les équipes de gestionnaires collaborent avec les équipes pédagogiques et assurent l'accueil au public pourinformer et répondre aux différentes demandes.

Missions liées au poste

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ouréaliser des actes administratifs concernant l'ensemble des actes de gestion liés au Diplôme de l'ENS de Lyon, dans lerespect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement et du service.

Activités principales :
- La Gestion de la scolarité : Participer aux inscriptions administratives au diplôme (chaînes d'inscription et hors chaînes), Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription administrative à la délivrance du diplôme, Gérer les Abandons du Diplôme et de Formation en lien avec les Gestionnaires de Scolarité, Contrôler les inscriptionspédagogiques et résultats dans ENSCOL, Contrôler les relevés de notes, Procéder aux ventilations des cours libressuite à l'accord des Responsables de formation et selon les modalités du Diplôme de l'ENS de Lyon, Constitution des
dossiers pour les justificatifs des modalités de validation des acquis (expérience internationale, etc.), Archiver lesdossiers (les justificatifs des étudiants sortants ou ayant validé le diplôme)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer le courrier et les courriels via la boîte de fonction tout au long de l'année.
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- La Gestion du diplôme : Etape 1 Préparer le jury « Primo » et le jury « 4A » : Préparer les tableaux de jury, planifier lasaisie des résultats, mise à jour des dates de sortie, identification des éléments manquants, Convoquer les membres dujury, Établir les procès-verbaux, Etape 2 Communiquer les résultats, Editer les attestations de réussite et effectuerl'envoi aux Etudiants, Gestion des recours : suivi du courrier et réponses aux recours, Editer les Diplômes ettransmission au RECTORAT, Impression et contrôle des suppléments au Diplôme, Participer à la journée de remisedes Diplômes de l'ENS de Lyon
- Répondre aux questions des étudiants et enseignants relatives au diplôme de l'ENS de Lyon en collaboration avec laVPE Adjointe, nommée par la VPE.
- Mettre à jour les informations relatives au Diplôme sur l'Intranet (Mise à jour de l'offre de cours, documents et formulaires téléchargeables, ex : Formulaire d'Abandon)
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Gérer administrativement les stages dans le cadre du Diplôme de l'ENS de Lyon côté SEE. Les conventions de stagedes étudiants de PLR et des stages apportant des Ects dans le cadre du Diplôme de l'ENS (prolongations de stages delicences et masters, stages obligatoires et optionnels des différents départements)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Gestion des Cours Pour Non Spécialistes (CPNS) de l'ensemble des élèves et étudiants de l'ENS de Lyon :organisation avec les enseignants, gestions des groupes/effectifs étudiants (via portail des études), contrôle des noteset des résultats.
- Réserver des salles via l'applicatif dédié

Contexte et environnement de travail

Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique des Responsables Licences/Masters et Gestion du Normalien du service des Etudes et de la Scolarité.Une collaboration étroite est présente avec la VPE Adjointe (nommée par la VPE) afin de répondre aux questions relevant de la pédagogie.Outre une collaboration permanente avec les autres gestionnaires de scolarité.

Conditions particulières d'exercices
Les 2 Gestionnaires du Bureau du Diplôme de l'ENS de Lyon sont réparties dans chacun des services de la scolaritésdes Gestionnaires en charge de la scolarité des Départements. Les deux services : sur le site Monod et sur le siteDescartes sont amenés à travailler ensemble

COMPÉTENCES ESSENTIELLES DU POSTE

Connaissances
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Techniques d'élaboration de documents
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles
- Savoir rendre compte
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Travailler en équipe
- Communiquer et faire preuve de pédagogie

Compétences comportementales
- Rigueur /fiabilité
- Sens de l'organisation
- Résistance au stress en période de pic d'activité
- Sens des priorités
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Sens relationnel
- Faire preuve d'autonomie et de réactivité

Compte tenu de la fermeture estivale de l'établissement, les candidatures seront étudiéesdébut septembre