Secrétaire de Direction H/F - Ass Dep Pupilles Enseig Public

Collaborateur(trice) direct(e) de la direction générale de l'Association, devant faire preuve d'initiative et d'autonomie certaine, le (la) secrétaire de direction assiste et facilite le travail des cadres du siège au quotidien. Il ou elle est responsable de l'organisation et de la coordination du secrétariat.

Vos missions :
- Assister la direction générale dans la gestion administrative quotidienne : agendas, courriers, préparation et suivi des réunions, rédaction de comptes rendus.
- Assurer la liaison entre la direction générale, les directions d'établissements, les partenaires institutionnels et les instances associatives.
- Encadrer et animer une équipe administrative (accueil, secrétariat, logistique et communication) au siège.
- Structurer, harmoniser et optimiser les processus administratifs transversaux de l'association.
- Participer à la préparation des conseils d'administration, assemblées générales, et autres instances statutaires.
- Assurer un rôle de coordination dans la transmission et l'archivage des documents institutionnels.
- Contribuer à la veille réglementaire, notamment dans le cadre des obligations administratives et juridiques associatives.
- Gérer la circulation de l'information interne et externe avec professionnalisme et confidentialité.
- Participer à la préparation et au suivi des dossiers stratégiques et opérationnels.
- Veiller au respect des procédures internes et au maintien d'un bon climat de travail au sein de l'équipe.
- Seconder et renforcer l'équipe administrative en cas de besoin.
- Gérer les contrats d'assurance et assurer le suivi des sinistres
- Centraliser et suivre les commandes du siège et des établissements (mise en concurrence, gestion de stock.)

Cette liste est non exhaustive

Votre profil :

Formation Bac +2/3 en secrétariat de direction, gestion ou équivalent.
Expérience confirmée (au moins 5 ans) à un poste similaire avec des responsabilités d'encadrement.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des techniques de communication écrite et orale.
Sens aigu de l'organisation, discrétion, rigueur et autonomie.
Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un environnement exigeant.
Aptitude à fédérer une équipe et à gérer des situations complexes avec diplomatie.

Experience : 5 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.