Assistant d'Agence H/F - Pôle Emploi

L'Assistant Territorial H/F assiste le Responsable Territorial & son Adjoint. Il/elle est par ailleurs, le relais des Directions fonctionnelles du siège notamment sur les questions de Ressources humaines, d'Audit & de Contrôle, d'Hygiène & Sécurité, de Communication et du Cadre de vie.

ACTIVITES GENERALES

Sur le volet Gestion administrative :
- Tient à jour l'agenda, organise les rendez-vous, réunions, déplacements.
- Filtre les communications téléphoniques, accueille les visiteurs internes & externes dans le respect des procédures
- Traite les courriers signalés de l'agence.
- Est le garant du traitement, dans les délais, de l'ensemble des courriers de l'agence.
- En lien avec l'Adjoint et les Conseillers administratifs, vérifie et s'assure de l'envoi des réponses à apporter à la Direction Audit & Contrôle Interne.
- Effectue des tâches classiques de secrétariat du Responsable Territorial et de l'Adjoint Territorial.
- Est le garant de l'envoi au Contrôle de Gestion de l'ensemble des indicateurs de suivi d'activités.
- Prépare ou contribue à la préparation des différentes réunions internes et externes : de l'élaboration de l'ordre du jour au suivi, en passant par la formalisation du compte rendu.
- Contribue aux activités de gestion locative & de proximité par l'édition des requêtes nécessaires au pilotage de l'agence et effectue un premier niveau d'analyse.

Sur des volets plus transversaux :

Est l'interlocuteur (trice) privilégié sur les questions :
- En lien avec la Gestion des Ressources Humaines de l'agence, dans le respect des dispositions applicables : signature des contrats et avenants, formation, consolidation des plannings de congés, organisation des remplacements éventuels (hors gardiens).
- En lien avec des problématiques relevant de l'Hygiène & de la Sécurité, de l'Audit & du contrôle interne, de la Communication et du Cadre de vie.
- Centralise les tableaux de suivi de l'activité.
- Centralise l'archivage.

Experience : 2 An(s) - sur poste similaire

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Location de logements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.