Agent Administratif Polyvalent Spécialisé dans l'État Civil en Back Office - Référent Qualiville H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service des actions à la population, vos missions principales sont :

- Assurer le traitement des actes d'état civil et la tenue des registres en tant qu'officier d'état civil

- Référent Qualiville

* Activités principales :
- Rédiger et signer les actes d'état civil
- Accueillir et renseigner le public au téléphone
- Délivrer et vérifier des documents
- Saisir des données sur informatique
- Etablir et suivre des dossiers

* Spécialité Etat civil :
- Rédiger et traiter différents courriers et mails
- Transmettre des informations aux différentes administrations
- Classer et archiver des documents
- Mettre à jour les registres (mentions, transcriptions)
- Suivre les dossiers de mariages, noces d'or, PACS, baptêmes civils et changement de prénom
- Délivrer des copies d'actes archivés
- Suivre les demandes de livrets de famille

* Référent Qualiville :
- Vérifier la mise à jour des procédures du service, les modifier le cas échéant avec l'accord du chef de service, et informer les collègues des changements
- Etre un vecteur d'information sur Qualiville auprès de ses collègues
- Faire des propositions d'amélioration de l'accueil à son responsable et vérifier leur mise en application
- Participer aux réunions des référents Qualiville

* Connaissances :
Droit de la famille, droit des personnes, droit des étrangers
Législation sur les débits de boisson et sur le recensement citoyen
Organisation des services municipaux
Environnement territorial
Référentiel Qualiville

* Compétences techniques ou savoir-faire :
Accueillir, communiquer
Appliquer des procédures
Recueillir des informations confidentielles
Utiliser l'outil informatique et les logiciels Siècle, Word, Excel, ainsi qu'Internet
Gérer des situations conflictuelles

* Aptitudes :
Discrétion professionnelle
Capacités relationnelles
Rigueur
Capacité d'adaptation

* Conditions particulières d'exercice Confidentialité
Contact permanent avec le public
Délégation de signature