Charge d'Accueil - Mairie de Fegersheim H/F - Fonction publique Territoriale

L' agent chargé d'accueil représente l'image de la Collectivité et de la Mairie auprès des usagers. Il accueille, oriente et renseigne le public et traite les appels téléphoniques entrants. Il traite également l'arrivée du courrier et prend en charge certaines tâches de secrétariat pour le service technique.

1. Accueil
- Accueil physique des visiteurs
- Traitement des appels téléphoniques et mise en relation des correspondants (recevoir, filtrer, orienter)
- Prise de rendez-vous pour les documents administratifs (CNI, passeports, attestations...)
- Constitution des dossiers de demande de CNI, passeports, identités numériques et délivrance des documents
- Renseignements sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Renseignements sur les formalités diverses (recensement, affaires militaires, service civique, Pacs, Mariage...)

2. Secrétariat
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Enregistrement et numérisation du courrier arrivé
- Répartition du courrier dans les services concernés

3. Activités complémentaires
- Participation à l'organisation d'événements et de manifestations locales, organisation, fonctionnement et suivi
- Secrétariat du service technique : comptes rendus de réunions, bons de commande en lien avec les services techniques, coordination entre prestataires extérieurs et agents du service technique.

- Connaissances des missions de secrétariat
- Techniques d'accueil, règles de communication
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur
- Sens du service public, qualités relationnelles (accueil et écoute)
- Autonomie et initiative
- Capacité à travailler dans l'urgence et gérer les priorités