Université Lyon 1 - Secrétaire Administratif de Scolarité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

La personne recrutée assurera la responsabilité administrative des stages des étudiants de 1er et 2ème cycle des études médicales.

Elle/Il aura notamment en charge l'organisation des choix de stages (+ de 1 000 étudiants), l'organisation et le secrétariat de la commission des stages de la faculté Lyon-Sud, le suivi des honoraires pédagogiques et le suivi administratif des stages (conventions, évaluations, tableaux de bord, étudiants en difficulté, archivage).

La personne recrutée sera également mobilisée pour des permanences d'examens. Elle/Il travaillera en binôme et au sein d'un bureau partagé.

La personne recruté aura pour missions de :
- Coordonner, organiser et mettre en oeuvre les choix de stage des étudiants en médecine (stages infirmiers, stages des externes),
- Mettre à jour et assurer le suivi des bases de données dédiées aux stages en lien avec la commission des stages et la direction des systèmes d'information de l'université,
- Alimenter et concevoir des tableaux de bord de suivi des stages,
- Assurer le suivi et la mise à jour des procédures "stages",
- Diffuser l'information relative aux stages aux interlocuteurs externes (terrains de stages, services centraux de l'université) et internes (usagers, enseignants),
- Participer à l'organisation et assurer le secrétariat de la commission des stages (4 à 5 réunions par an) : ordre du jour, convocations, compte-rendu
- Participer aux activités communes du service de scolarité (examens, archivage, accueil des usagers et des partenaires extérieurs).
- Savoir maîtriser les outils bureautique (tableur, traitement de texte), rédiger des rapports et des documents,
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (différents interlocuteurs, réglementation),
- Communiquer et faire preuve de pédagogie,
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles.