Responsable Administratif Polyvalent - Commune de Jouques H/F - Fonction publique Territoriale

Appui à l'organisation, gestion et optimisation de l'activité de la direction :
. Planification des réunions, des rendez-vous
. Organisation des réunions de la direction (invitation, ordre du jour, réservation de salle, préparation des dossiers...)
. Gestion des courriers entrant et sortant de la direction
. Mise en forme de documents
. Saisie de notes, rapports en lien avec les dossiers suivis par la Direction
. Rédaction des correspondances, suivi des dossiers en adéquation
. Contribue à l'archivage.
. Gestion des appels téléphoniques de la direction en cas d'absence et prise de messages en cas d'absence
. Participe à la circulation des informations entre la direction générale des services et les autres services

Secrétariat de Direction :
Voir descriptif de l'emploi

Gestion administrative :
. Gestion du courrier de la collectivité : ouverture, enregistrement, scan, gestion des magazines, répartition dans les services
. Suivi des candidatures : enregistrement, classement, réponse
. Suivi des déclarations réglementaires
- Taxis
- Manifestations sportives
- Avis favorables et consultations auprès du maire
- Affichage et certificat d'affichage divers
- Agriculture
- Gestion administrative des Old

Compétences techniques
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité,
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activités
- Connaître les enjeux de la Collectivité
- Rédiger des courriers, des compte rendus de réunion,
- Maîtriser les techniques du secrétariat (classement, archivage, prise de note...)
- Mettre en forme des documents
- Maîtrise du pack bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité à s'adapter aux nouveaux logiciels métiers.

Compétences relationnelles
- Intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (élus, agents, prestataires...) et s'adapter aux différents environnements
- Sens de la communication : savoir s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de la Collectivité
- Organisation, gestion des priorités et anticipation
- Sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction
- Être capable de prendre des initiatives
- Alerter sur les dysfonctionnements.