Assistant·e de Formation H/F - La Rochelle Université

Vos missions

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
Informer et orienter dans leurs démarches les Interlocuteurs internes et externes

Vos activités principales

Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service,
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes
Collecter, traiter, contrôler et conserver des informations dans un ou des domaines de spécialité, constituer des dossiers documentaires et guider les publics dans leur recherche
Constituer des dossiers documentaires et en assurer la mise à jour,
Participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences
Réaliser divers documents relatifs aux manifestations, colloques...
Analyser les demandes de formation
Assister les équipes d'enseignants et d'ingénieurs dans la conduite de projet
Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics
Gérer les aspects administratif et budgétaire des actions de formation (stagiaires, formateurs, contrats, conventions...)
Organiser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants
Structurer et diffuser l'information sur les dispositifs de formation continue et les systèmes de validation de parcours professionnels
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Compétences
Compétences opérationnelles

Accueillir les populations concernées
S'exprimer de façon claire et concise
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
Savoir réguler des dysfonctionnements
Mettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion
Concevoir des tableaux de bord
Concevoir des procédures de gestion des activités de formation (maîtrise)
Appliquer des procédures et des règles
Afficher la suite
Compétences comportementales

Capacité d'écoute
Sens relationnel
Sens de l'organisation
Qualités d'adaptation

Connaissances

Diversité des publics
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Droit de la formation
Techniques documentaires
Outils et méthodes de l'ingénierie de formation (notion de base)
Réglementation et programmes de financement de la formation continue (connaissance générale
Techniques de présentation écrite et orale