Secrétaire de la Direction Générale des Services - Mairie de Molsheim H/F - Fonction publique Territoriale

Secrétariat (50 % du temps de travail)
Courriers (30 % du temps de travail)
Achats généraux (10 % du temps de travail)
Affaires foncières (5 % du temps de travail)
Missions ponctuelles et de soutien (5 % du temps de travail)

* Gérer les commissions et les conseils municipaux : calendrier des séances, convocation, ordre du jour, préparation des dossiers pour les séances, procès-verbal, envoi au contrôle de légalité, reliure des registres...
* Valider juridiquement les actes : procéder aux publications (borne électronique, site internet, tenue des registres...).
* Classer et archiver.
* Effectuer des travaux administratifs : répondre aux courriers et aux mails concernant la direction générale, établir les arrêtés municipaux...
* Traiter les courriers internes au service.
* Numériser et dispatcher les courriers entrants et sortants pour l'ensemble de la collectivité dans le cadre de la GED.
* Acheter et suivre le stock des fournitures de bureau.
* Réceptionner et ranger les commandes.
* Suivre les acquisitions et les cessions.
* Effectuer des recherches sur différents outils (SIG et Livre Foncier).
* Rédiger les actes administratifs.
* Liens avec les professionnels.
* Relire des documents émanant de différents services.
* Soutenir et remplacer occasionnellement les agents du Cabinet du Maire.
* Faire le lien avec les élus, les agents et les citoyens.

Connaissance des procédures administratives.
Connaissances en secrétariat et des outils de bureautiques.
Capacité à constituer un fond documentaire.