Assistante de Contrôle H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Le/la secrétaire de section est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique d'un ou d'une responsable d'unité de contrôle. Il/elle intègre une équipe composée des agents de contrôle et des agents de secrétariat.

1/ SECRETARIAT
Gestion du courrier, des instances, préparations de réponses
Gestion de la boite mail institutionnelle (réponses)

2/ ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE ET PHYSIQUE AU SECRETARIAT
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire l''information
Assurer la prise de rendez-vous si nécessaire, ainsi que l'accueil des usagers

3/ ORGANISER ET PLANIFIER LES REUNIONS
Envoi des convocation et des supports
Prise de notes
Rédactions de compte rendus

4/ PREPARATION DE DOSSIERS JURIDIQUES
Réalisation de saisies dans SUIT
Préparation des dossiers
Gestion des courriers, réponses à l'usager/employeur
Aide au contrôle : informer rapidement les agents de contrôle sur des situations d'urgence (AT, conflit) et sur les événements significatifs (informations données par les usagers), alerter les agents de contrôle sur les courriers en instances
Assurer l'interface avec la SCT (suivi des rapports, fiches AT, conflit, PV...)

5) CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DE DOSSIERS
Réalisation des opérations périodiques d'archivage
Mise à jour régulière des dossier.

6/ DIVERS
Renseigner des tableaux de suivi, indicateurs, tableau de bord
Aide à la conception de supports et outils pour les inspecteurs du travail
Participer à la mise en oeuvre d'outils de suivi de l'activité de la section
Appui aux autres membres de l'équipe

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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Connaissances :
- Maîtriser les principaux outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les nouvelles technologies d'information et de communication M
- Savoir rédiger des courriers, notes et comptes rendus en respectant les règles de forme et de présentation des documents de l'unité de contrôle N
- Avoir des dispositions pour le travail sur supports informatiques et dématérialisés A
- Disposer de notions de droit du travail dans le cadre d'une formation juridique initiale ou d'une expérience significative dans le domaine serait appréciable N

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes-
- Respecter des obligations de discrétion et de confidentialité ***
- Avoir le sens de l'accueil et du contact ***
- Disposer de qualités de rigueur, d'organisation de réactivité et d'autonomie ***
- Etre force de proposition, esprit d'initiative et de polyvalence *
- Avoir le goût du travail en équipe **
- Avoir le sens du service public ***
- Etre autonome et réactif face à des situations d'urgences ***

Savoir-faire :
- Savoir s'exprimer et rendre compte
- Savoir prioriser et respecter les consignes et les échéances
- Posséder des qualités rédactionnelles et de synthèse