Chef ou Cheffe de Cabinet H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Vos activités :
1/ La gestion administrative du cabinet :
- Organiser et superviser l'agenda de la directrice et de la directrice adjointe en fonction des priorités internes et externes en lien avec les assistantes et sous la responsabilité de la directrice de cabinet
- Assurer le suivi des ordres de missions pour la direction et l'ensemble des membres du cabinet, et des remboursements associés
- Traiter le courrier électronique de la direction et du cabinet puis reporter à la directrice de cabinet les sujets spécifiquement à instruire
- Vérifier les documents soumis à la consultation ou à la signature de la direction (parapheurs, courrier)
- Préparer et suivre les réponses pour la direction de l'Agence et s'assurer des actions à mener
- Préparer et suivre le budget du cabinet avec la directrice de cabinet
- Assurer la gestion administrative spécifique pour la direction (élaboration de tableaux de bord, suivi budgétaire, contrats de prestations, préparation des demandes d'achats, commandes des billets transports, etc.)
- Assurer ou être garant de la saisie et mise à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et tenir à jour les contacts de haut niveau

2/ Coordination opérationnelle :
- Superviser la prise en charge des actions et rendez-vous impliquant la direction et la directrice de cabinet
- Coordonner la représentation de la directrice et de son adjointe par les directeurs, directrices et responsables de pôle, lors des manifestations ou des rendez-vous
- Assurer le suivi de la préparation des notes et dossiers pour la direction
- Superviser l'organisation des manifestations et des webinaires auxquels participent la directrice et son adjointe : relations avec les partenaires internes et externes pour élaborer des programmes, et si besoin, accompagner la direction sur l'organisation d'événements (séminaires, conférences annuelles)
- Planifier et préparer les assemblées générales et instances de consultation : envoi des convocations, planification, préparation des documents de séances, corrections des PV
- Définir et assurer la mise en oeuvre des règles d'archivage à la fois de consultation courante, semi-vivantes et historiques
- Assurer la gestion du dossier des distinctions honorifiques et si besoin des affaires signalées

Vos compétences :
- Organisation et gestion du temps
- Communication écrite et orale professionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Capacité de coordination et de logistique
- Discrétion et confidentialité absolue
- Aisance relationnelle et sens du service
- Rigueur administrative et suivi budgétaire
- Capacité d'analyse et de synthèse

Votre savoir-être :
- Rigueur et organisation dans le travail
- Force de proposition
- Flexibilité et disponibilité
- Qualités relationnelles
- Sens collaboratif et du travail en équipe
- Sens du Service Public
- Rendre compte