Chargé de Protocole - Commune d'Arles H/F - Fonction publique Territoriale

Poste rattaché au cabinet du Maire, sous la responsabilité du chef de cabinet et du responsable du Pôle Organisation Protocolaire.

Missions
Assure l'organisation d'événements protocolaires et la gestion administrative du service.

1. Organiser les événements protocolaires
* Elaborer le projet de l'évènement en lien avec le chef de cabinet et le responsable de pôle
* Assurer les repérages sur sites
* Elaborer et diffuser les fiches techniques en lien avec les autres services municipaux ainsi que les outils nécessaires type panneaux ou plaques
* Planifier et gérer les réunions de coordination
* Gérer l'inscription et la mise à jour des événements protocolaires sur les agendas
* Gérer les invitations :
o Réaliser les invitations
o Faire valider les invitations aux instances partenaires
o Cibler le public à inviter
o Diffuser les invitations
o Centraliser les réponses et élaborer la liste des présents
* Elaborer les déroulés
* Coordination et supervision de l'évènement sur site
* Assurer le rôle de maître de cérémonie lors des commémorations officielles et autres événements protocolaires
* Démarcher les prestataires externes en lien avec le responsable de pôle
o Demande de devis
o Validation des commandes
o Suivi de la facturation

2. Assurer la gestion administrative
* Gérer le courrier entrant et sortant
* Rédiger les comptes-rendus de réunion
* Rédiger les courriers

3. Prendre en charge, en l'absence du gestionnaire des salles, le suivi et la gestion des salles d'Honneur, Imbert, des Gardes, des Pas Perdus, de Fêtes, Jean et Pons Dedieu et Saint Césaire
* Gérer les demandes urgentes
* Elaborer et diffuser les plannings d'occupation des salles
* Organiser la mise en place des salles pour les réceptions, événements protocolaires, réunions et élaborer les fiches techniques quand c'est nécessaire

Profil requis
* Organisation et méthode
* Qualités relationnelles
* Discrétion professionnelle
* Réactivité
* Travail en équipe
* Connaissance des us et coutumes du Protocole
* Qualités rédactionnelles
* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Disponibilité très élargie