Assistant·e Administratif·ve - Commune de Clermont Ferrand H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de l'Assistante de Direction, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif du service. Véritable pivot entre les différents interlocuteurs (agents, partenaires, usagers), vous assurez le secrétariat et l'accueil de la Direction, en garantissant un service de qualité et une communication fluide.

* Accueil physique et téléphonique

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction ;

- Orienter les appels et visiteurs (agents, partenaires, associations, institutions...) vers les bons interlocuteurs.

* Gestion administrative et bureautique

- Rédiger, mettre en forme et gérer divers documents (notes, comptes-rendus, courriers, etc) ;

- Organiser le classement, l'archivage, la numérisation et la gestion du courrier ;

- Préparer les documents des séances du Conseil municipal (dispositif « chèques premières licences ») ;

- Participer à la gestion des données : mise à jour, suivi et alimentation des bases d'informations du service ;

- Assurer le rôle de référent.e informatique au sein du service.

* Suivi et coordination

- Suivre les avantages en nature et les conventions d'occupation ou conventions spécifiques ;

- Saisir et mettre à jour les occupations dans le logiciel dédié, et répondre aux usagers ;

- Gérer les stocks de fournitures (notamment les cartouches d'encre) ;

- Assurer la facturation des installations sportives ;

- Assurer une suppléance sur certaines missions de comptabilité.

- Autonome, rigoureux.se et réactif.ve, vous êtes à l'aise avec l'outil informatique (utilisation quotidienne de logiciels bureautiques ou de logiciels métiers : Post Office, Ramsès, Coriolis, Portal des aides, Balle Jaune, Incovar) ;

- Vous avez une excellente maîtrise des règles de communication écrites et orales ;

- Vous êtes dynamique, organisé.e et détenez un bon sens des relations humaines ;

- Vous appréciez le travail en équipe ;

- Vous avez une forte appétence pour la diversité des missions qui peuvent vous être confiées et vous êtes reconnu.e pour votre grande capacité d'adaptation ;

- Une expérience similaire sera appréciée.