Assistant Marchés Publics H/F - Pôle Emploi

Sous la responsabilité de la directrice de la commande publique et des affaires juridiques, vous assistez et soutenez l'acheteur, dans le cadre d'un CDD de remplacement pouvant être prolongé.

Missions principales :
o Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.)
o Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction
o Instruction, gestion et suivi des actes d'exécution (sous-traitance, ordres de service,.)
o Instruire les demandes de pièces auprès des prestataires ou entreprises extérieurs
o Réceptionner et ouvrir les plis
o Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.)
o Suivi d'exécution de certains marchés (nettoyage des locaux, restauration, transport)
o Contrôler le respect des obligations contractuelles et la conformité des réalisations et déclencher les procédures de sanction le cas échéant
o Gestion et suivi des assurances et des sinistres (hors personnel et précontentieux)
o Centraliser les données et mettre à jour le suivi de la nomenclature
o Suivi et gestion des outils de planification (renouvellement, actualisation des informations)
o Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des indicateurs de suivi
o Tâches administratives diverses (classement, photocopies et archivage, compte rendu de réunions)

Connaissances techniques :
o Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
o Connaissances du cadre règlementaire de la commande publique et modalités d'application
o Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants (traitement de texte, tableur)
o Maitriser le suivi des tableaux de bord et indicateurs

Qualités requises :
o Rigueur, méthode, respect des procédures, sens des responsabilités et de l'organisation
o Communication orale et écrite
o Capable d'être polyvalente et réactif
o Capacité à travailler en équipe
o Sens du service public
o Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Déplacements possibles sur le territoire de la Communauté d'Agglomération.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Normes rédactionnelles, Modalités d'accueil, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Assurer la gestion administrative d'une activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Saisir des documents juridiques, Traitement de texte, Tableur

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.