Assistant·e de Direction Incluant un Volet Digital H/F - ODYSS

Notre petite structure privilégie le travail en équipe, raison pour laquelle l'embauche se fait tous les matins à nos bureaux.Descriptif du poste

Rejoignez notre équipe dynamique et participez activement à la transformation digitale de notre entreprise !

Vous évoluerez dans un environnement stimulant où organisation, rigueur et proactivité sont les maîtres mots.
Nous recherchons une personne motivée, méthodique et désireuse d'apporter son expertise dans la gestion administrative et la coordination des activités.
Vos missions principales :

Gestion des devis

Élaboration et suivi des devis sur notre logiciel Sage.

Analyse des besoins clients pour proposer des solutions adaptées.

Suivi des relances et mise à jour des documents commerciaux.

Gestion des achats

Sélection et suivi des fournisseurs.

Passation et suivi des commandes de matériel et fournitures.

Vérification des factures et rapprochement avec les commandes passées.

Gestion des factures

Saisie, vérification et archivage des factures clients et fournisseurs.

Suivi des paiements et des relances.

Participation au rapprochement comptable en lien avec la comptabilité.

Planification et coordination

Organisation des interventions et suivi du planning des équipes.

Optimisation des ressources pour garantir une exécution fluide des opérations.

Communication avec les clients et les intervenants pour assurer un service de qualité.

Support administratif

Gestion des emails et des appels entrants.

Archivage et gestion documentaire (Zeendoc, Sage).

Participation à l'amélioration continue des processus administratifs.

Transformation digitale et transition outils

Accompagnement à la transition des outils de gestion de Sage et Zeendoc vers Pennylane et Axonaut.

Participation à la configuration des nouveaux outils et à la migration des données.

Formation et accompagnement des équipes sur les nouveaux logiciels.

Ce que nous recherchons :

Rigueur et organisation : Vous savez gérer plusieurs tâches simultanément avec efficacité.
Esprit d'initiative : Vous êtes force de proposition pour optimiser les processus.
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion (Sage, Zeendoc, Excel ; la connaissance de Pennylane/Axonaut est un plus).
Bon relationnel et esprit d'équipe : Vous savez communiquer avec les clients, fournisseurs et collègues.
Pourquoi nous rejoindre ?

Un environnement en pleine transformation digitale.
Des missions variées qui permettent de développer des compétences polyvalentes.
Une équipe dynamique et bienveillante, où l'innovation et l'efficacité sont valorisées.

Si vous souhaitez évoluer dans une structure agile, où votre organisation et votre réactivité seront des atouts majeurs, alors cette opportunité est faite pour vous !

Souhaitez-vous aussi une version courte pour publication sur LinkedIn ou autres plateformes de recrutement ?

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.