Secrétaire de Direction - Ufr Slhs H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

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Définition de la fonction

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine du secrétariat : secrétariat du Directeur de l'UFR SLHS, du responsable administratif et des assesseurs ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'UFR. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Vos missions :

Secrétariat de direction

Réaliser des opérations de gestion courante du secrétariat :
o Tenue de l'agenda du Directeur, des directeurs adjoints et du responsable administratif

o Centralisation des signatures Directeur courrier départ (parapheurs de tous les services)

o Traiter et diffuser des informations

o Assister les personnels et les équipes
- Accueil physique et téléphonique) et orientation des interlocuteurs internes et externes du directeur et de la responsable administrative
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier : analyse et ventilation
- Assurer la bonne tenue des Conseils de gestion : envoi des convocations, transmission des pièces jointes afférentes, appui logistique lors des séances, et rédaction des comptes rendus.
- Contribuer à la coordination des réunions de l'équipe de direction : avec les enseignant·es, les partenaires et les services administratifs internes à l'UFR ; appui à la réalisation des comptes rendus.
- Participation à l'organisation des élections de l'UFR
- Suivi des conventions (occupation des locaux, partenariat)
- Appui ponctuelle aux assesseurs pour l'élaboration de documents

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.

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Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles
- Accueillir et orienter les différents publics
- Gérer, organiser et archiver les documents administratifs dans le respect des procédures et des délais
- Rédiger des documents administratifs et institutionnels avec rigueur, clarté et sens de la synthèse
- Savoir rendre compte à la hiérarchie, transmettre l'information de manière claire, structurée et contextualisée
- Travailler en coordination étroite avec l'équipe de direction, les services administratifs, les responsables de formation, et les partenaires institutionnels
- Maîtriser les outils bureautiques courants
- Qualités rédactionnelles

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Connaissances
- Bonne connaissance de l'enseignement supérieur et en particulier de l'Université et de l'UFR SLHS (formations, services, locaux...)

Qualités
- Aisance relationnelle et sens du contact
- Capacité d'écoute active
- Sens de l'organisation
- Réactivité et autonomie
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité