Secretaire Assistant H/F - Agence de l'eau Seine-Normandie

1. Appui à l'organisation des instances de gouvernance
Sous l'autorité de la chargée de mission Instances :
- Planifier et organiser les réunions des instances telles que le comité de bassin, le conseil d'administration et leurs commissions (ex. : commission des aides, commission des finances).
- Préparer des projets de courriers, comptes rendus de réunions, ordre du jour, rétroplanning, trame des éléments de langage, supports de présentation, et assurer le lien simple avec le président.
- Accueillir les nouveaux membres des instances : mise à jour des outils, envoi des documents d'accueil, charte de déontologie.
- Constituer des fichiers interlocuteurs (membres des instances, parlementaires) et appui lors des désignations et renouvellement des instances.
- Gérer la relation avec les prestataires titulaires des marchés pour la transcription écrite des comptes-rendus des réunions, traiteur et pour la location des salles, assurer les consultations pour les commandes de moins de 10000€ et le suivi des paiements.

En binôme avec l'assistante en charge des Instances :
- Préparer et envoyer les convocations, gérer les quorums et les pouvoirs,
- Coordonner la préparation des dossiers de séances (notes, délibérations) ainsi que les autres documents nécessaires (supports de présentations).
- Assurer une première lecture des notes et procès-verbaux.
- Veiller à la transmission des documents aux autorités compétentes (préfecture, ministères, publication).
- Veiller à la mise à jour des fichiers des membres et à leur suivi.
- Gérer les ordres de missions, les frais de déplacement des membres des instances et assurer le suivi du paiement avec les autres services de l'agence de l'eau.
- Participer à l'archivage des actes administratifs et à la gestion documentaire.

Le(la) secrétaire assistant(e) pourra être mobilisé(e) par ailleurs sur l'appui administratif au service et à la direction, notamment sur la gestion documentaire.

2. Appui à l'attribution des aides :
- Appui à l'élaboration des dossiers de commission des aides : mise en forme des volumes, préparation de l'ordre du jour et des documents nécessaires à la commission (supports de présentation)
- Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, équipements, accueil des participants).
- Appui à la validation des aides : intégration des corrections à la suite du contrôle de supervision
- Participation à l'élaboration des délibérations nécessaires.

Dans le cadre de cette mission, le(la) secrétaire assistant(e) sera mobilisé(e) pour renforcer l'équipe sur le projet de changement d'applicatif métier. Cette mobilisation pourra prendre différentes formes : aide au paramétrage de l'outil, contribution au recettage, appui à la

Conditions de recrutement

Non titulaires :

Conformément au décret 2007-832 portant statut des agences de l'eau, les candidats devront justifier soit d'un titre ou diplôme de premier cycle de l'enseignement supérieur, soit d'un titre ou diplôme équivalent en gestion des entreprises et administrations, secrétariat de direction ou équivalent.

Expérience souhaitée dans un poste similaire, de préférence au sein d'une collectivité territoriale ou d'une agence publique.
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Non titulaires internes :

Les candidats en CDI à l'agence doivent pour postuler, remplir les conditions de l'article 8-D-2 du décret 2007- 832, cité plus haut.

Fonctionnaires :

Les candidats fonctionnaires appartiennent à un corps de catégorie B/ FPE ou seront accueillis en détachement sur le corps des secrétaires d'administration et de contrôle du développement durable. Le poste est classé en groupe 2 RIFSEEP.