Responsable de Scolarité Administrative - Quotité 50% H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

1. MISSION

Sous l'autorité du chef de service de la scolarité centrale rattachée à la DEVE, la personne recrutée aura pour mission principale la gestion de la scolarité administrative des composantes du site du Bourget-du-Lac : l'admission, l'inscription, la délivrance du diplôme, la coordination et l'animation de l'équipe de scolarité, l'accueil du public.

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

· Assurer la gestion des campagnes d'admission ECANDIDAT concernant les formations du site : vérification administrative des dossiers de candidatures avant transmission aux commissions de recrutement

· Préparer la campagne d'inscription administrative en lien avec le service de scolarité centrale

· Assurer le suivi des procédures administratives (réglementaires et/ou internes) et des calendriers de gestion

· Réaliser les inscriptions administratives pour les composantes du site : contrôle, vérification des dossiers d'inscription, délivrance des documents d'inscription (carte d'étudiant, certificat de scolarité...) pour les licences, masters, ingénieurs, doctorats, CPGE...

· Assurer la comptabilité des inscriptions administratives : encaissements (régie), remboursements.

· Réaliser le contrôle annuel des étudiants boursiers en lien avec le service de scolarité centrale

· Délivrer les diplômes concernant les formations du site

· Coordonner et animer de l'équipe de scolarité

· Rendre compte au chef de service des difficultés du terrain

Activités associées :

· Accueil physique, téléphonique du public

· Gestion de la messagerie électronique et du courrier du service

· Mise à jour et diffusion des informations en interne

· Lien avec des structures externes

· Rendu compte des retours du terrain

Savoirs :

· Posséder des notions juridiques et administratives dans le domaine de la scolarité

· Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche

· Connaître l'organisation de la structure et du campus

· Connaitre le cadre réglementaire du domaine formation

· Connaître l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion de scolarité

· Maîtriser les contraintes techniques importantes liées aux applicatifs de gestion
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Savoir-faire :

· Organiser et planifier ses activités

· Trier, classer et hiérarchiser les informations réceptionnées

· Rechercher les informations qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné

· S'exprimer oralement avec aisance et connaître les techniques d'accueil

· Restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse

· Gérer la confidentialité des informations et données

· Travailler en équipe : former et gérer une équipe (répartir leurs tâches, coordonner, motiver, contrôler le travail accompli)

Savoir-être :

· Être à l'écoute et accueillant

· Être organisé, consciencieux et rigoureux

· Être respectueux des règles et des délais de traitement

· S'adapter aux diverses situations et aux outils informatiques

· Animer, cordonner et contrôler

Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées : Formation en secrétariat bureautique / Expérience en scolarité et enseignement supérieur.