Assistant de Gestion et de l'Accueil de l'Espace Séniors - Ccas de Châtenay-Malabry H/F - Fonction publique Territoriale

MISSION PRINCIPALE :
Accueil du public et gestion administrative et financière des activités d'animation proposées à l'Espace Séniors.
RELATIONS :
Contact permanent avec le public sénior, le service Restauration et l'ensemble des prestataires d'animation.
Relations avec les autres services du CCAS et de la Mairie. Travail d'équipe sur l'ensemble des missions du service.

Accueil, information et orientation des publics principalement séniors
Suivi et mise à jour du fichier séniors
Préparation des réunions diverses (équipe, voyages, études de marché)
Gestion divers courriers, notes internes, invitations, mailings et compte rendus, envois en nombre
Enregistrement de l'ensemble des inscriptions, élaboration et suivi des tableaux des participations
Mise à jour au quotidien des listes de participants en fonction des annulations et gestion des listes d'attente
Facturation, encaissements, remboursements et gestion de la régie de recettes avec la Trésorerie
Préparation des fêtes (saisie des coupons, invitations et réponses adaptées, tenue du fichier Excel, organisation des ramassages, préparation des dossiers des élus...)
Organisation et suivi de la distribution des coffrets et chocolats de Noël
Gestion des annulations et dossiers d'assurances des voyageurs
Inscription à la restauration quotidienne, commande en cuisine centrale, pointage des participants et des annulations
Polyvalence globale au sein de la structure (Installation et mise en place des salles pour les activités, participation au service à table pour les repas à thème, accueil et lancement logistique des ateliers...)
Statistiques et tableau de bord
Respect des procédures et relai de communication au quotidien en équipe et avec sa hiérarchie
Participation à l'accueil et à la formation de stagiaires

Travail au CCAS à l'Espace Séniors

36h40 hebdomadaires en moyenne sur des horaires d'ouverture de 9h30 12h00 et 14h00 à 16h30
Du lundi au vendredi
Fermeture au public les vendredis après-midis

Horaires réguliers, pouvant être décalés
Travail occasionnel le week-end (fêtes de fin d'année, spectacle des ateliers séniors, forum assos)
Congés octroyés en fonction des activités au public
MOYENS MIS A DISPOSITION
Locaux sous alarme
Matériel informatique et bureautique
PC portable, Barco, sono, écran de projection
Véhicule du CCAS ou de la Ville
Portable professionnel pour les voyages et sorties
Matériel de création et jeux
Initiation aux 1ers secours (alerte et défibrillateur) diverse)

Savoir-faire
Être accueillant, aimable et courtois
Savoir gérer l'agressivité et les réclamations
Être force de propositions sur les procédures de gestion administrative et de facturation
Être très rigoureux, avoir le sens de l'organisation et de l'initiative
Savoir anticiper de façon autonome la gestion des dossiers et des procédures
Savoir gérer simultanément des procédures administratives à des degrés d'avancé différents
Être rigoureux sur le relai des informations au quotidien à ses collègues
Savoir repérer les comportements à alerter (désorientation, agressivité...)

Compétences techniques
Compétences administratives (accueil, courriers, mailings, plannings, tableurs...)
Technique d'organisation de réunion
Maîtrise de l'outil informatique (Excel, publipostage / facturation)

Compétences relationnelles
Bon contact avec le public, patience, calme
Sens du service public et de l'accueil sénior
Gestion de l'agressivité
Qualités d'écoute, de communication, d'ouverture et de médiation
Secret professionnel et devoir de réserve Dynamisme, disponibilité, convivialité
Esprit d'équipe, autonomie, rigueur
Savoir apprécier la dimension politique dans une organisation administrative