
Agent Charge du Secretariat Mutualise - Poles Citoyennete Amenagement du Territoire et Services... H/F - Fonction publique Territoriale
- Allevard - 38
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
L'agent assure le secrétariat mutualisé des pôles Citoyenneté, Aménagement du territoire et Services techniques. Il/elle prend en charge les missions courantes de secrétariat et assure un appui transversal aux équipes dans la gestion administrative, logistique et budgétaire.
Missions :
Secrétariat général :
* Rédaction, mise en forme et suivi des courriers
* Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous
* Classement, archivage, gestion documentaire
* Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires
* Préparation logistique et administrative des réunions
Accueil du public et gestion des demandes :
* Référent de la gestion des relations aux usagers
* Accueil physique et téléphonique des administrés
* Point d'entrée pour les courriels et courriers destinés aux 3 responsables de pôles
* Identification de la nature et de l'urgence des demandes
* Orientation des demandes vers les services ou agents compétents
* Suivi des réponses et interventions réalisées par les services
* Rédaction des courriers et réponses aux usagers
Courrier / courriel :
* Réception, enregistrement et traitement du courrier
* Gestion de la messagerie électronique : tri, transmission, rédaction de réponses
* Archivage et suivi des échanges
Organisation et suivi :
* Suivi, adaptation et optimisation du planning de travail, rendez-vous et visites des 3respnsables de pôles
* Conception et mise à jour des outils de pilotage des activités des services
* Traitement des demandes d'usagers ou d'entreprises
* Gestion administrative des demandes de permissions de voirie
Appui à la gestion budgétaire et administrative :
* Préparation des bons de commande, enregistrement et suivi
* Suivi des factures et des lignes budgétaires des 3 poles en lien avec le service finances
* Suivi administratif des dossiers techniques ou d'urbanisme
* Transmission des éléments nécessaires à l'élaboration des documents de commande publique
Logistique et coordination :
* Appui à l'organisation de réunions ou visites
* Suivi des demandes de matériel en lien avec les services logistique et associatif
* Interface avec les entreprises intervenant pour la commune
En cas d'absence ou besoin de renfort de l'agent chargé de l'accueil général
* Appui à l'accueil principal :
* Accueil physique du public en mairie
* Enregistrement du courrier entrant
* Prise en charge des appels téléphoniques de premier niveau
* Orientation des usagers vers les services compétents
Le profil recherché
Savoirs :
- Fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions budgétaires et comptables
- Maîtrise des circuits administratifs internes
- Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
savoir faire :
- Qualités rédactionnelles
- Gestion de la relation usager et de l'accueil
- Organisation et rigueur administrative
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler en transversalité
savoir être :
- Discrétion et sens du service public
- Réactivité, autonomie et polyvalence
- Capacité d'adaptation et esprit d'équipe
Formations :
- Formation en secrétariat, gestion administrative ou assistance de direction (niveau Bac à Bac +2 apprécié : Bureautique, Gestion administrative, Secrétariat, GPME...)
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.)
- Sensibilisation aux principes du service public, à la relation usager et à la gestion budgétaire
- Formation souhaitée ou expérience dans la gestion administrative de services techniques ou urbanisme
- Capacité à se former en interne sur les outils spécifiques de la collectivité