Assistant Administratif Polyvalent - Noues de Sienne H/F - Fonction publique Territoriale

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif polyvalent pour rejoindre notre commune.

Missions principales - Aide à la gestion administrative du service (Péri)scolaire, entretien des locaux et transport scolaire

1. Service (péri)scolaire

- Accueil physique et téléphonique pour le (péri)scolaire
- Accueil des familles et assure le suivi administratif des inscriptions (école, cantine, garderie)
- Facturation des services périscolaires
- Gestion des absences des enfants (prise d'information et communication auprès des agents)
- Gestion des tablettes de pointage en binôme avec le référent (péri)scolaire
- Seconde la partie administrative de la responsable (préparation de : courrier, commission, livret et communication à destination des agents...)
- Gestion des repas (pain et repas)
- Suivi des factures

2. Entretien des locaux :

- Assure le suivi des congés des agents
- Aide à la réalisation de procédures internes

3. Transport scolaire

- Suivi des circuits, horaires et relations avec les transporteurs
- Réalise les ordres de service pour le transport scolaire
- Aide à la constitution du dossier réel

Missions complémentaires - Renfort services administratifs

En fonction des besoins, l'agent pourra venir en appui pour différents services administratifs, notamment pour la responsable du secrétariat général, pour assurer une continuité de service :

- Préparation et suivi du courrier, des conventions et des dossiers d'assurances
- Préparation et suivi des conseils municipaux ou réunions administratives
- Rédaction des comptes rendus de séance, délibérations, et suivi en préfecture
- Diffusion des documents administratifs relative à la vie du territoire sur les plateformes numériques
- Rédaction et mise en forme des délibérations du conseil municipal et des actes administratifs du Maire
- Dématérialisation via le portail ACTES

Spécificité du poste :

Polyvalence attendue : interventions possibles sur plusieurs services selon les besoins
Évolution du temps de travail : le temps de travail initialement fixé à 21h hebdomadaires pourra évoluer selon l'organisation et les besoins des services
Astreintes possibles : l'agent pourra être amené(e) à gérer certaines urgences liées au personnel dans le cadre d'une astreinte administrative
Réunion : Participation aux réunions du conseil municipal et CCAS en cas d'absence suivant besoins de la responsable du secrétariat général

Cadre d'emploi : Catégorie C

Expériences et diplôme requis :

- Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent souhait
- Expérience en collectivité territoriale ou dans un poste administratif similaire fortement appréciée
- Expérience dans le domaine scolaire ou périscolaire serait un atout

Savoirs, savoir-faire et savoir être :

- Connaissance du fonctionnement des services scolaires, périscolaires et des collectivités territoriales
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer les situations d'urgence avec calme et réactivité
- Savoir rendre compte rapidement et clairement à la hiérarchie en cas d'imprévu ou de problème (ex. : incident lors du transport scolaire, absence d'un agent, situation inhabituelle avec un enfant ou une famille)
- Capacité à rédiger courriers, comptes rendus, documents officiels
- Maîtrise des outils bureautiques
- Sens aigu de l'organisation et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes
- Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, sens du contact avec les familles, les enfants et les partenaires
- Travail en équipe et en transversalité avec les autres services
- Respect de la confidentialité et devoir de réserve

Conditions d'exercice :

Temps de travail : 21h/semaine
Vacances à poser uniquement lors des vacances scolaires