ou une Responsable du Bureau des Représentations 12997-25 - Conseil Régional d'Ile de France H/F - Fonction publique Territoriale

Superviser et organiser le fonctionnement du bureau des représentations sous l'autorité de la direction du protocole, du courrier et des représentations.

MISSION 1 : Supervise l'ensemble des activités du bureau en lien avec la direction du protocole, du courrier et des représentations
1.1 Coordonne et contrôle le montage des déplacements et représentations des membres de l'exécutif
1.2 Met en place des procédures pour assurer le bon déroulement des déplacements
1.3 En lien avec le bureau du protocole, organise la sollicitation des élus et la préparation des dossiers

MISSION 2 : Encadre l'équipe du bureau des représentations
2.1 Coordonne l'équipe au quotidien
2.2 Accompagne les assistantes de direction dans la réalisation de leurs missions

MISSION 3 : Assure l'organisation et la gestion administrative du service
3.1 Met en place des procédures et outils de suivi de l'activité
3.2 Pilote l'établissement des bilans d'activité

Connaissance :
- Bonne connaissance de l'organisation administrative de la collectivité et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des règles protocolaires

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques. compétences rédactionnelles et aisance dans l'expression orale
- Expérience confirmée en conduite du changement et en management

Savoir-faire relationnel :
- Expérience du travail avec les élus. Respect de la confidentialité. Grande disponibilité (contraintes horaires importantes)
- Qualités relationnelles, sens de la diplomatie, de la négociation et du travail en transversalité. Aptitude à diffuser l'information.
- Sens des responsabilités, esprit d'initiative, réactivité, capacités à prioriser et à alerter. Force de proposition et d'aide à la décision.