Assistant·e de Formation Continue H/F - Nantes Université

Missions

L'assistant-e de formation continue assure la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il (elle) travaille en lien avec les enseignants des différents parcours concernés pour accompagner les étudiants tout au long de leur année universitaire.

Activités principales

Recruter les étudiants de l'année N+1 :
Préparer les dossiers de candidature, programmer les entretiens avec les responsables pédagogiques. Suivre les candidatures, convocations, préparation des entretiens, jurys de recrutement, envoi des réponses aux candidats.

Préparer les rentrées universitaires :
Préparer les dossiers d'inscription, les transmettre aux candidats puis les collecter avant envoi au service scolarité. Créer les listes d'étudiants, réaliser un trombinoscope par formation, réserver des salles, insérer et récolter les mises à jour des plans de cours (auprès des enseignants) pour la réalisation du livret de l'étudiant, suivre de la complétude des inscriptions en collaboration avec le service scolarité et réaliser les inscriptions pédagogiques sur TIGRE.

Gérer les emplois du temps et piloter le bon déroulé administratif de cours :
Elaborer les emplois du temps des formations gérées, et les saisir dans le logiciel Celcat, suivre les annulations de cours pour repositionnement, imprimer les supports de cours, gérer la dématérialisation des émargements, accompagner au quotidien les enseignants et les étudiants.

Gérer les examens :
Reprographie des sujets, gestion des listes d'émargement et des PV de Surveillance.
Saisir les notes dans le logiciel TIGRE, envoyer les résultats aux étudiants, préparer la session de rattrapage

Vérifier le conventionnement :
Vérifier que chaque dossier comporte contrat ou convention de formation continue permettant la facturation de la formation.

Assurer l'organisation matérielle d'événements : pots de rentrée, afterworks, conférence de fin d'année...

Assurer l'accueil physique et téléphonique :
Assurer un accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les différents intervenants.

Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Saisir, mettre en forme des documents divers

FICHE DE POSTE COMPLÈTE ICI :

https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-pour-liae-un-e-assistant-e-de-formation-continue

Profil recherché

Formation et/ou qualification : niveau Bac +2
Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 an

Compétences et connaissances requises

Connaissances :
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissance de l'offre de formation de l'IAE de Nantes
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Environnement de la formation professionnelle
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Savoir-faire opérationnels :
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, les bases de données et les logiciels de bureautique

Savoir-être :
- Réactivité particulièrement dans les périodes de forte affluence
- Capacité d'adaptation et d'écoute
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Rigueur, fiabilité