Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ireedd- Institut des Ressources Environn

- -> Localisation : Montpellier
- -> CDD de remplacement 5 mois - Temps partiel - à 80% (à pourvoir dès le 30 octobre 2025)

Le poste :
L'assistant(e) administratif(ive) accompagne le dirigeant d'entreprise afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. Personne de confiance : organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder. Polyvalent(e) et prise en charge des missions très variées, notamment la gestion administrative interne.
Assister également l'ensemble des équipes dans la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil...).

Vos missions :
- Réaliser les dossiers administratifs des appels d'offre et veiller à leurs conformités
- Accueil téléphonique
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels
- Organiser des temps d'échanges internes
- Gérer les frais de missions
- Gérer et acheter des fournitures de bureau et des consommables
- Organiser le tri et l'archivage des fichiers
- Réaliser un suivi administratif du personnel (congés, absences etc.)
- Réaliser un suivi et une compilation des comptes rendus d'activités
- Participation et suivi de la veille sur les appels d'offre
- Réalisation de la facturation
- Suivi de la facturation
- Appui logistique et administratif sur les affaires en cours, le cas échéant
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Suivre les procédures d'appels d'offres.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Coordonner l'activité d'une équipe, Définir des besoins en approvisionnement, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser la gestion administrative du personnel, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais exigé, Français souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.