Assistant - Assistante de Direction H/F - Unicil Societe Anonyme D'habitation a Lo

Nous sommes à la recherche d'un Assistant de direction H/F pour deux directions (RHT et RU).

L'Assistant de direction H/F prend en charge les tâches administratives et organisationnelles de la Direction Relations Habitants et Territoires, au niveau de la gestion des relations et le traitement de l'information (internes et externes). Il vient également en appui administratif de la Direction du Renouvellement Urbain.

Missions :

- Assister les directrices afin d'optimiser la gestion de leurs activité (gestion de planning, courrier préparation de réunions, accueil, déplacements...)
- Préparer des dossiers pour les RDV externes et internes et recueillir des informations auprès des services concernés
- Traiter et suivre des courriers signalés locataires en lien avec le CODIR DRHT/DG
- Suivre la comptabilité d'engagement pour différentes Directions et les factures, BDC, fournisseurs, SPO pour la Direction Renouvellement Urbain
- Suivre et gérer le PCL selon directives de sa hiérarchie
- Proposer, mettre en place et suivre des règles d'organisation visant à faciliter le fonctionnement interne des directions : documentation, classement et archivage

- Rédiger et mettre à jour des procédures internes à la demande des directrices et permettre leur diffusion auprès des collaborateurs
- Participer à la mise en place des nouveaux outils de classement
- Élaborer, suivre et mettre à jour les tableaux de suivi d'activité
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques en lien avec les différents services (RH, informatique, comptabilité, etc.)
- Réaliser le secrétariat des directions, organiser et préparer des réunions, des déplacements, rédiger et mettre en forme des rapports, publications, présentations etc.
- Remplacer l'assistant(e) de la Direction générale en cas d'absence
- Prendre en charge tout dossier, projet ou activité entrant dans sa sphère de compétence à la demande de sa hiérarchie.

- Constituer l'interface privilégiée entre l'ensemble des Directeurs et collaborateurs des départements DRHT et le Directeur (la Directrice) RHT
- Assurer la gestion (traitement, transmission, relai) des demandes en provenance des partenaires internes et externes
- Réaliser le publipostage et mailings auprès des locataires

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Relayer de l'information

Langues : Français souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Location de logements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.