Gestionnaire Administratif·ve H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Accueil 50%
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des administrés, et de tout type de public :
- Assurer un accueil chaleureux et professionnel du public sur place ou par téléphone
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'UFR et du l'Université si besoin (connaître l'organigramme de l'UFR, de l'Université et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'UFR
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les usagers
- Gérer les demandes des enseignants, des étudiants.

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Accompagner les futurs chargés de cours dans le dépôt de document en vue de leur contrat
- Faire l'inventaire des fournitures pédagogique laissé à l'accueil et informer les affaires générales pour anticiper la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
- Faire et distribuer les cartes Aquipass des étudiants
- Gérer la régie photocopie (le cas échéant).
- Mettre à jour l'Annuaire

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les reprographies des enseignants Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ». Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir.
- Afficher et diffuser l'information

Être le référent des étudiants en situation de Handicap en collaboration étroite avec le Pôle Handicap de Bordeaux Montaigne
Travailler en étroite collaboration avec le Pôle Handicap afin d'organiser matériellement la tenue des contrôles continue des étudiants ayant besoin d'aménagement spécifique (1/3 temps, ordinateur, secrétaire...)

Logistique et accompagnement 50%
Assurer la gestion logistique des formations de l'UFR Humanités :
- Saisie des emplois du temps pour les formations de la composante sur Hyperplanning
- Affectation des locaux d'enseignement adaptés aux effectifs et usages
- Saisie de services d'enseignement en lien avec les emplois du temps
- Contrôle de l'exécution des maquettes d'enseignement
- Contrôle des services d'enseignement

Assurer le conventionnement des stages obligatoires pour l'UFR Humanités :
- Connaissance des maquettes pédagogiques
- Maîtrise de l'application de gestion Essor
- Connaissance de la réglementation des stages
- Mise en oeuvre du circuit des signatures

Gestion de l'offre de formation à distance :
- Information aux étudiants, contribution à l'offre des cours en ligne
- Maîtrise de l'application e-campus.

Saisie de l'offre de formation en ligne sur le site de l'Université :
- Saisie et mise à jour des contenus de la NOF

Connaissances
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Organisation générale et fonctionnement de l'établissement et de ses composantes

Compétences opérationnelles
- Savoir utiliser les outils bureautiques : maîtrise de Word et Excel
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Maîtrise souhaitée du logiciel Hyperplanning
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
- Travailler en équipe
- Travailler en relation partenariale
- Savoir rendre compte
Afficher la suite
Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (messagerie électronique, téléphone...)
- Maîtriser les modes de communication à l'écrit et à l'oral
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- S'exprimer oralement ou par écrit

Compétences comportementales
- Sens relationnel
- Sens du service public
- Dynamisme, écoute, polyvalence
- Adaptabilité
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Gestion du temps