Assistant Gestionnaire de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales de l'agent·e :

Gestion des diplômes :
- Éditer les diplômes 1er cycle, DU... et vérifier leur conformité ;
Réaliser les listes de diplômés et réaliser les statistiques annuelles ;
Gérer les demandes de diplômes anciens : recherche des arrêtés, vérification, correction, suivi de signature avec le rectorat et lien avec l'imprimerie nationale pour les diplômes de master ;
Réceptionner des diplômes de l'Université Paris-Saclay et les répartir au sein des composantes ;
Authentifier les diplômes ;
Participer aux remises des diplômes.

Participation campagne des jurys :
- Participer à la rédaction de procédures ;
- Participer à la collecte des données concernant les jurys (recrutement, diplomation...) ;
- Élaboration des compositions des jurys (vérification de la conformité...).

Participation aux campagnes annuelles de gestion de scolarité :
- Participer à la mise en oeuvre et au suivi des campagnes annuelles de gestion de scolarité ;
- Participer au bilan de chaque campagne ;
- Assister les services de scolarité ;
- Référente de la boîte mail dédiée aux scolarités.

Participation aux campagnes de candidature :
- Soutenir le coordinateur·rice SI (Système d'information) ;
- Assister les usagers·ères ;
- Gérer les recours.

L'activité s'exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d'Orsay (91).

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :
- Connaissance générale de la réglementation de la scolarité ;
- Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication ;
- Savoir s'adapter aux évolutions de l'organisation ;
- Savoir trier, archiver et classer les informations ;
- Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et la Recherche.

Savoir-faire :
- Avoir une bonne pratique écrite et orale ;
- Informer et rendre compte ;
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
- Planifier son activité ;
- Travailler en équipe ;
- Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ;
- Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le
- Fonctionnement de l'activité ;
- Établir des rapports ;
- Sens de l'accueil et de la négociation.

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Savoir-être :
- Discrétion ;
- Faire preuve d'organisation ;
- Rigueur, fiabilité et assiduité ;
- Aisance avec les chiffres ;
- Sens du relationnel ;
- Autonomie ;
- Aptitude au travail en équipe : fonctionnement en binôme sur certains sujets ;
- Capacité à assurer la continuité du service ;
- Avoir le sens du service aux usagers·ères ;
- Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents·es interlocuteurs·rices ;
- Faire preuve d'adaptation.