Assistante de Direction - Conseil Departemental de la Nievre H/F - Fonction publique Territoriale

Réception et tri du courrier :
- Réception du courrier
- Veille à l'enregistrement du courrier dans le logiciel courrier
- Vigilance à l'importance du courrier et au délai de réponse ou à la date de la réunion en cas d'invitation
- Dispatching vers les interlocuteurs concernés
- Suivi dans le logiciel courrier
- Élaboration d'accusés de réception
Gestion des demandes adressées au Directeur et à la Cheffe de Cabinet, aux collaborateurs de Cabinet :
- Filtrage des communications téléphoniques et sollicitations reçues
- Transmission des demandes avec éléments de réponse
- Rappel pour qu'une réponse soit apportée
Suivi et partage de l'information entre le Cabinet et la Direction Générale en lien avec les assistantes de direction de la Direction générale :
- Recensement des demandes faites par le Cabinet
- Demande d'éléments à la Direction générale
- Suivi du traitement de la demande
- Partage du suivi et de la décision avec les assistant-e-s de direction de la Direction générale
Rédaction ou mise en forme de lettres, notes, comptes-rendus :
- Relecture des parapheurs pour demande de correction si nécessaire auprès des assistantes de direction de la Direction générale
- Rédaction de courriers et notes pour le Directeur, la Cheffe de Cabinet et les collaborateurs
- Suivi et mise à jour des bases de données Cabinet
- Suivi administratif et comptable de l'Association Départementale des Anciens Conseillers Généraux
Relecture des lettres et notes soumises à la validation de l'exécutif :
- Réception des parapheurs
- Relecture des documents avant visa du Directeur de Cabinet
- Après visa du Directeur de Cabinet information aux assistantes de direction de la Direction générale si annotation ou retour pour complément
- Suivi des parapheurs dans le logiciel courrier
- Vigilance au retour après visa du Président ou Vice-président si annotations particulières
- Transmission à la Direction générale des notes et courriers signés
Gestion des agendas du Directeur et de la Cheffe de Cabinet
- Gestion des agendas
- Lien avec le secrétariat du Président et les assistant-e-s de direction de la Direction générale
- Collecte d'éléments pour les rendez-vous
Préparation des réunions du Directeur et de la Cheffe du Cabinet :
- Préparation des dossiers
- Anticipation de la demande
Gestion des réunions de Cabinet :
- Programmation des réunions dans les agendas
- Envoi des ordres du jour
- Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus
- Diffusion des informations et documents utiles aux réunions

Consultez le détail complet de l'offre sur la page http://www.emploi-territorial.fr/details\_offre/o058250707001788-assistante-direction?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Connaissance de la fonction publique et de la collectivité
Bonne qualité rédactionnelle et de synthèse
Maîtrise des outils informatiques
Discrétion
Disponibilité
Qualités relationnelles
Anticipation
Autonomie
réactivité