Assistant des Collaborateurs de Cabinet - Departement du Puy de Dome H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant des collaborateurs de Cabinet

Sous l'autorité du Directeur de Cabinet, l'assistant des Collaborateurs de Cabinet apporte une aide permanente aux Collaborateurs tant en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil que de suivi autonome de dossiers. Cet agent contribuera à l'accueil et aux activités administratives du Cabinet.
ACTIVITES
- Organisation et tenu des agendas des Collaborateurs.
- Accueil téléphonique et physique : 1er niveau de réponse, prise de messages, filtrage et orientation des appels (garant de l'image du Cabinet), appel pour le compte des Collaborateurs
- Organisation et planification des réunions pour les Collaborateurs : réservation des salles, réservation de créneaux dans les agendas électroniques des participants, accompagnement pour les personnes venant de l'extérieur (accès au stationnement...), pot d'accueil.
- Participation aux réunions et préparation des comptes rendus
- Contribuer à la préparation et à la constitution de dossiers : rédiger, mettre en forme les documents et notes
- Rédaction de courriers et suivi des dossiers thématiques
- Relecture, mise en forme et envoi des documents travaillés par les Collaborateurs.
- Enregistrement informatique des dossiers - mise à jour des dossiers Cabinet par thématique, suivi de la base de données des notes des services.
- Archivage des dossiers et mise à jour des tableaux de bord des Collaborateurs
- Contribution à la rédaction des notes en lien avec les Collaborateurs.
- Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique (courriers, notes, comptes rendus)

EXPERIENCES ET COMPETENCES
Vous faites preuve de capacités d'organisation et d'adaptation et savez gérer les priorités. Vous vous adaptez aux interlocuteurs, et veillez à l'image du Cabinet du Président.
Vous savez travailler de façon autonome tout étant en lien l'ensemble des Collaborateurs. Vous avez une bonne compréhension des spécificités d'un fonctionnement proche de l'exécutif. Vous faites preuve d'une très grande discrétion professionnelle et d'un grand sens du devoir de réserve.