Assistante Administratif et Acceuil H/F - CARLO ERBA REACTIFS

Et pourquoi pas votre future entreprise ?...

CARLO ERBA Reagents est un groupe privé présent dans le domaine de la chimie pour le laboratoire et l'industrie, le matériel et consommable de laboratoire ainsi que dans les sciences de la vie. Basée à Cornaredo (Milano), en Italie, CARLO ERBA Reagents est directement active dans quatre pays (Italie, France, Allemagne et Espagne) et dessert les marchés du monde entier. Deux usines de production à Val de Reuil (27) et Peypin (13), un site logistique de 8500 m² à Heudebouville (27), 2 laboratoires de contrôle qualité ainsi qu'une équipe de commerciaux pour le marché Français et pour l'Export sont implantés en France.

170 ans après sa fondation, CARLO ERBA Reagents continue d'être une référence dans le domaine de la chimie ainsi qu'un fournisseur unique et qualifié de « partenaire de choix » pour le laboratoire de contrôle qualité et de recherche, de l'industrie et du milieu universitaire.Et donc quelle est la mission ?...

Professionnel (le), centré(e) sur le relationnel avec un sens du service au client et autonome, le collaborateur ou la collaboratrice assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs du Site de Peypin, participe aux achats généraux dédiés au site de Peypin et assiste partiellement le service des service Ressources Humaines au niveau local.

Standard et accueil :
- Assurer la bonne gestion du standard téléphonique (réponse aux appels, orientation vers les personnes demandées...).
- Garantir le bon accueil des visiteurs
- Transmettre les consignes de sécurité et d'évaluation à toute personne extérieure à l'entreprise.
- Réalisation les actions associées à la bonne gestion du contrôle d'accès (ouverture et clôture des badges, utilisation du logiciel « Sésame ».
- Gérer le courrier (réception, tri, distribution, navettes inter-sites), les services messageries...
- Suivre, inventorier et commander les fournitures administratives.
- Gestion des archives

Comptabilité :
- Transmission des bordereaux de livraisons et des fiches de réception des produits stockés de production,
- Transmission des factures d'azote et des factures de fuel
- Ventilation des factures de fuel par atelier
- Transmission des inventaires de produits non stockés
- Collecte et transmission des bons à payer pour les factures d'investissements et de frais généraux

Ressources Humaines (uniquement en l'absence de la personne en charge des ressources humaines sur le site) :
- Assurer la création des badges de pointages des nouveaux arrivants
- Enregistrer et mettre à jour les données administratives des dossiers individuels du personnel.
- Préparer les documents liés l'arrivée d'une nouvelle personne (pack embauche).
- Remettre le contrat de travail, l'expliquer.
- Remettre les documents d'arrivée et garantir le bon retour des attestations (mutuelle, règlement intérieur...).
- Réaliser les mises à jour des affichages obligatoires.
- Réaliser l'affichage des notes de communication sur les panneaux d'affichage.
- Garantir la distribution des bulletins de salaire et tickets restaurants. Les transmettre par courrier aux personnes en absence longue durée et aux commerciaux.

Services généraux :
- Réaliser les commandes de fournitures de bureaux et des consommables
- Suivi dépannages parc imprimantes et copieurs
- Préparation et envoi des petits colis messagerie
- Réaliser le tri des documents et les transmettre au site de Val De Reuil via les « navettes » (bon de livraison factures, arrêt maladie...).
- Réceptionner les petits colis pour le site et vérifier les bons de livraison associés aux frais généraux.
- Réaliser des activités d'intendance (clé à dupliquer, courses alimentaires, piles, rangement...)
- Si besoin, commander les repas pour les événements du site (déjeuner de groupe, audit, inventaires annuels...).
- Réaliser les cahiers de suivi pour les ateliers « Colonnes » et « Titrés ».
- Toutes les compétences sont déjà présentes tout autour de vous dans le service, vous serez accompagné et formé de manière continue dans votre équipe. Si vous avez l'envie d'apprendre et une capacité à la mettre en oeuvre, ils/elles vous attendent.

Et sinon quel est le profil adéquat ?...
- Diplôme : BEP administration ou expérience équivalente
- Expérience de 1 ans

Ce qui ne fonctionne pas sur ce poste
- Ne pas apprécier l'imprévu
- Ne pas considérer les autres
- Penser que c'est un poste facile et sans responsabilité

CARLO ERBA Reagents met en place une politique de recrutement diversifiée afin de répondre aux défis de l'inclusion dans l'emploi.

Notre processus de recrutement est le suivant :
- 1) Réception et étude de votre CV
- 2) Appel téléphonique pour un premier contact et prise de rendez-vous pour un entretien avec un membre de l'équipe RH
- 3) entretien avec le responsable du service en teams

Savoirs
- Connaissances de base des obligations légales liées à la gestion du personnel
- Connaissances de l'organisation de l'entreprise
- Anglais
- Outils bureautiques

Savoir-faire
- Gérer et analyser des données
- Gestion des priorités
- Travail collaboratif
- Relation client

Savoir-être
- Autonome
- Efficace
- Organisé (e)
- Rigoureux(se)
- Travailler en équipe