Secrétaire de Direction H/F - Dir Intereg Mer

Créées par décret du 11 février 2010, les directions interrégionales de la mer couvrent les 4 façades
maritimes du territoire métropolitain continental et constituent des services déconcentrés de l?Etat
relevant du ministère de la Transition Écologique en matière de développement durable de la mer, de
gestion des ressources et de régulation des activités maritimes.En tant que secrétaire de direction au sein du Secrétariat Général de la Direction interrégionale de la mer sud-Atlantique (DIRM SA), vous serez rattaché hiérarchiquement à la secrétaire générale et fonctionnellement au directeur de la DIRM SA et au directeur adjoint de la DIRM SA.
Vos missions consistent essentiellement à assister les deux directeurs dans l'organisation quotidienne de leu travail.
Vos missions se déclineront ainsi :

Missions et activités principales du poste :
- Gérer la planification collective des deux directeurs, les agendas, les déplacements et l'organisation des différentes réunions
- Organiser les RDV des deux directeurs
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Assurer le suivi du circuit de signature et la bonne mise sous parapheur des documents.
- Suivre régulièrement les décisions et les arbitrages de la direction
- Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord) des dossiers des deux directeurs pour faciliter la gestion administrative, en garantissant une mise à jour régulière
- Planifier en lien avec les deux directeurs les modalités de travail avec les partenaires proches de la DIRM, y compris la préparation des réunions des différentes instances en lien avec les services concernés
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction, dont l'interphone.
- Prise de notes, puis rédaction de comptes-rendus de certains entretiens, COPIL ou réunions menées par les deux Directeurs

Autres tâches en lien avec les services de la DIRM SA - Traiter les publications de textes au recueil des actes administratifs, en lien avec les services de la DIRM SA

Votre rôle en tant que secrétaire de direction est essentiel pour garantir l'efficacité de ce dernier, notamment au travers d'une bonne communication et d'un bon rendu compte.

A la demande des deux directeurs et de la secrétaire générale, vous pouvez être amené à traiter des dossiers ponctuels.

Profil Recherché :

Savoirs :

- Connaissance des règles et procédures administratives dans la fonction publique d'État.
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Libre Office / Courielleur)
- Maîtrise des techniques de communication
- Connaissances relatives au classement et à l'archivage

Savoir-faire :

- Gérer les priorités et respecter les délais.
- Classer, numériser et archiver les documents de manière organisée et conforme aux normes.
- Filtrer et orienter les informations
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs
- Établir des relations de confiance entre l'équipe de direction, les services de la DIRM SA et les partenaires
- Travailler en équipe

Savoir-être :

- Sens de la discrétion, respect de la confidentialité et de la neutralité
- Positionnement professionnel adapté au poste
- Consciencieux, fiable, rigoureux et disponible
- Sens de l'organisation, autonomie et adaptabilité
- Capacité de concentration dans un espace ouvert
- Dynamisme, esprit d'initiative, réactivité immédiate face aux situations d'urgence
- Discerner avec rapidité l'aspect prioritaire et secondaire de toute demande ou information
- Facilité de contact, d'écoute et de diplomatie

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.