Assistant Gestionnaire de Formation H/F - Universite Paris-Saclay

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite est un service d'appui de l'Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 6 pôles : Pilotage de l'Offre de formation et gestion de la Scolarité / Pilotage de la Formation Professionnelle/ Observatoire de la Réussite et de l'Insertion Professionnelle / Orientation et construction du parcours / Insertion Professionnelle Partenariat Alumni / Entrepreneuriat Étudiant.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le/La gestionnaire scolarité exerce ses activités au sein du Pôle pilotage de l'offre de formation et gestion de la Scolarité de la Direction de la formation. Il/Elle assure la mise en oeuvre opérationnelle des activités de gestion et leur suivi en collaboration avec le/la coordinateur-rice du pôle de gestion de la scolarité.

Il/Elle travaille sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la Direction de la formation et fonctionnellement du/de la coordinateur-rice du pôle de gestion de la scolarité.

Activités principales de l'agent-e :

Gestion des diplômes :

Éditer les diplômes 1er cycle, DU. et vérifier leur conformité ;
Réaliser les listes de diplômés et réaliser les statistiques annuelles ;
Gérer les demandes de diplômes anciens : recherche des arrêtés, vérification, correction, suivi de signature avec le rectorat et lien avec l'imprimerie nationale pour les diplômes de master ;
Réceptionner des diplômes de l'Université Paris-Saclay et les répartir au sein des composantes ;
Authentifier les diplômes ;
Participer aux remises des diplômes.

Participation campagne des jurys :

Participer à la rédaction de procédures ;
Participer à la collecte des données concernant les jurys (recrutement, diplomation,.) ;
Élaboration des compositions des jurys (vérification de la conformité.).

Participation aux campagnes annuelles de gestion de scolarité :

Participer à la mise en oeuvre et au suivi des campagnes annuelles de gestion de scolarité ;
Participer au bilan de chaque campagne ;
Assister les services de scolarité ;
Référente de la boîte mail dédiée aux scolarités.

Participation aux campagnes de candidature

Soutenir le coordinateur-rice SI (Système d'information) ;
Assister les usagers-ères ;
Gérer les recours.

L'activité s'exerce au sein de la Direction de la formation, située sur le campus d'Orsay (91).

Type du contrat : CDD 1 an

Profil

Connaissance, savoir :

Connaissance générale de la réglementation de la scolarité ;
Savoir utiliser les outils et les réseaux de communication ;
Savoir s'adapter aux évolutions de l'organisation ;
Savoir trier, archiver et classer les informations ;
Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et la Recherche.

Savoir-faire :

Avoir une bonne pratique écrite et orale ;
Informer et rendre compte ;
Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
Planifier son activité ;
Travailler en équipe ;
Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ;
Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l'activité ;
Établir des rapports ;
Sens de l'accueil et de la négociation.

Savoir-être :

Discrétion ;
Faire preuve d'organisation ;
Rigueur, fiabilité et assiduité ;
Aisance avec les chiffres ;
Sens du relationnel ;
Autonomie ;
Aptitude au travail en équipe : fonctionnement en binôme sur certains sujets ;
Capacité à assurer la continuité du service ;
Avoir le sens du service aux usagers-ères ;
Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents-es interlocuteurs-rices ;
Faire preuve d'adaptation.

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Contrôler la conformité des données, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.