Chargé d'Accueil - Etat-Civil - CDD Renfort H/F - Mairie

MISSIONS

Sous l'autorité de la Directrice du Service Relations Citoyens, vous accueillez, orientez et renseignez le public. Vous instruisez les demandes des usagers, en matière d'état-civil, de cimetière ou de location de salles. Vous participez à la gestion des associations locales et à la préparation des scrutins électoraux.

Vous êtes, avec l'équipe du Service Relations Citoyens, le point d'entrée des citoyens dans la mairie et représentez l'image de la collectivité auprès des usagers.

Activités principales
1. Accueil des administrés
- Accueil physique, téléphonique et numérique
- Accueillir, informer et orienter les usagers
- Assurer l'affichage d'informations diverses (légales, formations.)

2. État civil/Population
- Gestion des actes d'état civil (naissance, mariage, pacs, décès, reconnaissance.)
- Instruire et suivre les demandes de pièces d'identité biométriques (CNI, passeports)
- Tenue des registres
- Instruire et suivre les formalités administratives courantes : copies d'actes, gestion des livrets de famille, légalisations de signature, recensement citoyen, copies conformes, attestations, certificats, inscription sur les listes électorales, débits de boissons temporaires, ventes au déballage.

3. Secrétariat/administratif
- Enregistrement et suivi des réservations de salles et de la régie de recettes.
- Suivi administratif des relations avec les associations et autres partenaires (conventions, subventions, manifestations.)
- Autres tâches administratives en lien avec la Direction de la Vie Locale

Activités secondaires

1. Exercice d'un socle commun de compétences dans toutes les missions du service
2. Préparation et participation aux élections
3. Enregistrement et affranchissement du courrier
4. Assurer le remplacement au sein du service en cas d'absence

Particularité du poste : travail le samedi selon un cycle sur la base d'un samedi sur 4.

PROFIL RECHERCHÉ

Savoirs
Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
Connaissance de l'état civil et des procédures relatives aux formalités administratives, des techniques d'accueil et de régulation (Maîtrise souhaitée de Berger Levrault)
Techniques de communication, technique d'écoute active
Compétence rédactionnelle
Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques

Savoir faire
Favoriser l'expression de la demande et identifier les besoins des usagers
Réagir avec pertinence aux demandes des usagers pour un service de qualité
Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique

Compétences, aptitudes
Polyvalence, rigueur, esprit d'analyse et discrétion professionnelle
Disponibilité vis-à-vis des usagers
Aisance relationnelle et qualité d'écoute
Sens du service public et goût du travail en équipe
Capacité d'organisation et d'adaptation
Autonomie et esprit d'initiative

Expérience sur un poste similaire souhaitée

Cadre d'emploi : Filière administrative - Catégorie C - Contractuel renfort 4 mois
Lieu d'affectation : Saint-Philbert de Grand Lieu
Affectation : Direction de la vie locale - Service Relations Citoyens
Poste à temps complet

Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire

CANDIDATURES :

CV et lettre de motivation à adresser avant le lundi 25 août par courrier ou par mail à :
Mairie de SAINT-PHILBERT DE GRAND LIEU
24, rue de l'Hôtel de Ville
4310 SAINT-PHILBERT DE GRAND LIEU
****@****.**

Experience : 12 Mois

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.